Опыт сети продуктовых супермаркетов «СемьЯ» (г.Пермь)

Тема массового подбора персонала в последнее время стала очень актуальной. Рост промышленности, развитие торговых сетей приводит к повышенному спросу на персонал всех уровней. Безусловно, в подобной ситуации перед HR - -менеджерами крупных компаний часто встает очень непростая задача – осуществить массовый поиск и подбор персонала наиболее эффективным и рациональным способом. Сеть магазинов «СемьЯ» столкнулась с этим явлением в июле 2003 года, когда началась работа по подбору персонала для гипермаркета с численностью персонала 500 человек. Самыми массовыми вакансиями были продавцы, кассиры, повара, грузчики. Первый опыт массового подбора, конечно, был не лишен ошибок, но, проанализировав результаты, мы смогли разработать собственную систему комплектования кадрами новых магазинов.

Массовый подбор персонала принципиально ни чем не отличается от традиционного подбора персонала. Однако есть свои нюансы, которые нужно учитывать при проведении массового подбора персонала.

Основная особенность массового подбора – это наличие большого количества однотипных вакансий (у нас это продавцы, кассиры, грузчики) и сжатые сроки для их закрытия. А также, конечно, мера ответственности – от качества работы HR - службы зависит открытие предприятия, а любой недочет и ошибка могут повлечь за собой значительные финансовые потери.

Массовый подбор – это крупный проект, поэтому он должен быть тщательно спланирован и организован.

Можно выделить следующие этапы массового подбора:

1. Предварительный этап – подготовка к массовому подбору персонала:

- Составление бюджета проекта по массовому подбору персонала,
- Определение численности и должностного состава персонала,
- Составление графика выхода персонала на работу,
- Составление «идеального» портрета кандидата,
- Составление реального портрета кандидата с учетом ситуации, существующей на рынке труда,
- Разработка рекламной компании по привлечению кандидатов,
- Разработка процедуры подбора персонала,
- Разработка программы подготовки персонала (обучение, стажировка).

2. Этап проведения массового подбора персонала:

- Привлечение кандидатов,
- Первичный отбор,
- Профессиональное тестирование,
- Обучение и стажировка персонала,
- Оформление трудовых отношений с работниками.

3. Сопровождения предприятия после открытия – подбор персонала взамен сотрудников, не выдержавших испытательный срок или уволившихся по собственной инициативе.

Очень важным, длительным и трудоемким является этап подготовки к массовому подбору персонала, очень удобно разрабатывать данный проект в программе MS - - Project - . Сам период массового подбора жестко ограничен во времени, поэтому все детали и процедуры необходимо продумать до его начала. Сначала должно быть составлено и утверждено штатное расписание и предполагаемый график выхода на работу персонала. Обязательно должен быть составлен бюджет проекта, т.к. массовый подбор – это достаточно затратное мероприятие.

Требования к квалификации, личным качествам персонала у нас уже разработаны и едины для всей сети магазинов, однако, когда нужно закрыть 50-100 вакансий продавцов и кассиров, а на рынке труда существует дефицит данных специалистов, возникает необходимость корректировки требований. Таким образом, от идеального кандидата мы переходим к реальному. Например, продавец в идеале должен иметь начальное профессиональное торговое образование и опыт работы в торговле продуктами питания, при массовом подборе уже достаточно либо специального образования, либо опыта работы, а порой приходится ориентироваться на потенциал кандидата и его личные качества.

При массовом подборе персонала действует тот же принцип «воронки», что и при подборе на единичные вакансии, только «воронка» значительно больше. Из моей практики массового подбора продавцов и кассиров, только 8-10% кандидатов, пришедших на собеседование, соответствуют нашим требованиям (а они достаточно жесткие). Соответственно, чтобы набрать 50 продавцов, нужно провести 500 собеседований. Чтобы пришло на собеседование 500 кандидатов, нужно чтобы информацию о наборе персонала получили 5000 человек. Таким образом, массовый подбор персонала сопровождается массированной рекламой. Планирование рекламной компании целесообразно осуществлять совместно с маркетинговой службой компании.

Можно использовать различные способы привлечения кандидатов. На мой взгляд, наиболее эффективными являются объявления в газетах по трудоустройству (например, «Работа для Вас») и размещение плакатов, листовок в районе открытия магазина. В частности, мы размещали красочные плакаты в магазинах сети «СемьЯ», которые находятся в нужном нам районе, что было достаточно эффективно и малозатратно. При размещении объявлений следует придерживаться принципа контрастности, т.е. объявление должно «бросаться в глаза», наше предложение должно отличаться от предложений других работодателей и внешне и по содержанию. В объявлении должно быть указание на массовость подбора (должна быть информация о причине массового подбора – открытие нового магазина, например, вакансии можно указать во множественном числе – «продавцы, кассиры»). Нужно дать понять, что вакансий много! Вообще в объявлении нужно указать максимум интересной для кандидатов информации – название организации, требования к кандидатам, размер з/п, местонахождение предприятия, контактные телефоны, когда и где можно пройти собеседование, схема проезда.

Важным источником кандидатов является собственно персонал сети, который распространяет информацию о вакансиях в кругу своих друзей и знакомых. Как правило, по рекомендации персонала приходят кандидаты соответствующие нашим требованиям и имеющие представление о содержании работы и о нагрузке.

До реализации массового проекта должна быть разработана процедура подбора персонала. Процедура должна быть эффективной и при этом не требовать больших временных затрат. В сети «СемьЯ» используется следующая процедура:

- Телефонное интервью,
- Анкетирование,
- Собеседование в службе персонала,
- Собеседование с линейным руководителем,
- Принятие решения о найме.

Мы заранее подготовили вопросы для собеседования, бланки анкет, критерии оценки кандидатов. Заранее проинструктировали линейных руководителей о правилах проведения собеседования с кандидатами (в форме лекций и практических занятий).

При массовом подборе персонала формируется совершено новый коллектив. Как правило, персонал «сырой», не знает всех тонкостей работы, поэтому ему необходимо обучение и стажировка. Перед началом подбора мы определяем базовые знания и навыки, которыми должен обладать линейный персонал, определяем период времени, за который их можно получить, назначаем наставников, разрабатываем систему контроля и оценки знаний.

Когда все процедуры разработаны, подготовительный этап заканчивается и начинается этап реализации проекта по массовому подбору персонала: размещается реклама, принимаются телефонные звонки от кандидатов, проводится индивидуальное собеседование в службе персонала, панельное собеседование с линейными руководителями, начинается стажировка кандидатов, оформляются трудовые отношения. Основная особенность этого этапа – это огромные временные и трудозатраты сотрудников HR - -службы. К этому нужно быть готовым и мобилизовать все ресурсы компании. В службе персонала сети «СемьЯ» подбором персонала занимается только один специалист, поэтому при реализации массовых проектов активное участие принимают линейные руководители (например, администраторы торгового зала). Они, с одной стороны, выступают в качестве экспертов, могут оценить профессиональные знания и навыки кандидатов, а с другой стороны, участвуют в принятии решения при отборе персонала, т.е. принимают на себя ответственность за ту команду, которая будет работать в новом магазине.

Хотелось ты отметить, что мы никогда не набираем полностью новый персонал в новый магазин. «Костяк» всегда формируется за счет персонала сети путем проведения внутреннего конкурса: в новый магазин переходят и опытные высококвалифицированные, и перспективные сотрудники, которые получают возможность профессионального и карьерного роста. Их задача – организовать работу нового объекта, а также адаптация нового персонала, трансляция корпоративных ценностей, стандартов, существующих в сети «СемьЯ», наставничество.

Хочу отметить, что открытие нового магазина – это очень тяжелая, напряженная работа, требующая от работников огромных усилий. Поэтому далеко не все сотрудники выдерживают такой темп. Как правило, в первый месяц после открытия магазина часть новичков увольняется – это примерно 8% от количества новых сотрудников. С этим периодом и связан этап сопровождения. На этом этапе нужно оперативно предоставлять квалифицированную замену для сотрудников, не выдержавших испытательный срок или уволившихся по собственной инициативе.

Таким образом, осуществить массовый подбор персонала вполне возможно и самостоятельно, силами сотрудников HR - -службы организации, если учесть все его особенности. Резюмируя, еще раз отмечу основные моменты массового подбора:

1. Будьте готовы к трудностям. Набор и адаптация персонала, скорее всего, потребует от сотрудников HR - -службы авральной работы. К этому надо быть готовым и мобилизовать все ресурсы компании.

2. Нужно знать специфику работы нанимаемого персонала. Чтобы максимально снизить риск ошибки при массовом подборе персонала, специалист по подбору должен иметь полное представление о содержании и особенностях работы персонала.

3. Четкая организация и планирование. Прежде чем приступить к массовому подбору все необходимо продумать до мелочей, предусмотреть различные варианты на случай форс-мажорных обстоятельств.

4. Эффективность и экономия времени. При планировании мероприятий, связанных с массовым подбором персонала, нужно всегда учитывать этот принцип. Массовый подбор – это очень трудоемкий процесс, приходится перерабатывать значительное количество «человеческого материала», поэтому сложные процедуры и методики здесь лучше не использовать.

5. Статистика. Очень важно фиксировать статистические данные при массовых проектах, они пригодятся для оценки эффективности работы, а также помогут более эффективно планировать последующие проекты.

6. Новичкам нужны наставники. Используйте человеческие ресурсы компании для адаптации и обучения новых сотрудников.