Модифицированный и дополненный вариант статьи Александра Соснового, опубликованной в сборнике "Модели и методы управления персоналом". Этапы разработки системы вознаграждения, диагностика мотивации и ценностных ориентаций, определение основных принципов компенсационной политики.
Сосновый Александр Павлович, управляющий партнер фирмы "UCS Group", консультант по управлению персоналом. UCS Group – группа консультантов по управлению, работает на рынке консалтинга с 1996 года, основная специализация: консалтинг в области общего управления, стратегического планирования, управления продажами, финансового менеджмента, управления персоналом.
Этапы разработки системы денежного вознаграждения
Очевидно, что люди, работая по найму в организации, трудятся, чтобы получить, прежде всего, материальное вознаграждение. Поэтому система оплаты труда в любой организации должна быть направлена на то, чтобы поощрять производительность, творчество, исполнительность и инициативу работников, все те качества, которые приводят к эффективному труду и достижению стратегических целей организации.
Соединение материальных интересов работников с целями организации позволяют последней привлекать и удерживать квалифицированный персонал, контролировать и управлять затратами на рабочую силу, выдерживая оптимальное количество работников.
Всем этим целям и служат внутрифирменные системы оплаты труда, стимулирования и мотивации персонала, которые должны разрабатываться в организации.
Создание системы оплаты и стимулирования труда для любой организации – очень специфический и сложный процесс, требующий профессионального понимания сущности трудовой мотивации, знаний и опыта разработки и применения методов вознаграждения персонала.
В рыночной экономике центральное место в отношениях работник - предприятие анимает обмен результатов труда наемного работника на совокупность всех видов вознаграждения, которые предоставляются предприятием. В соответствии с современными представлениями внутри системы вознаграждений, которые используются предприятием, существует разделение на внешние и внутренние вознаграждения. Внешние вознаграждения контролируются и распределяются предприятием: это те денежные выплаты, премии и социальные льготы, которые используются предприятием для стимулирования эффективного труда своих работников, это социально-психологическая атмосфера и стиль управления, которые присутствуют в организационной культуре предприятия, словом, все внешние стимулы и условия труда в широком смысле этого слова. Внешними вознаграждениями можно и нужно управлять, их можно менять, конструировать и моделировать.
Внутреннее же удовлетворение работника впрямую не зависит от организации, это есть психологическое состояние работающей личности, возникновение которого зависит от многих факторов, связанных с мотивационной структурой индивида, с его психологическими особенностями и установками, а не только с системой внешнего вознаграждения. От предприятия зависят только условия, при которых работающая личность может получить внутреннее удовлетворение от работы.
Компенсационная политика - это и есть система внешних вознаграждений наемному работнику за результаты его труда на предприятии. Когда мы можем оценить или измерить вознаграждение в денежном виде, то мы говорим о денежном вознаграждении или компенсационном пакете организации
Осуществляя моделирование (конструирование) компенсационного пакета менеджер по персоналу должен следовать следующим общим правилам:
Система компенсации должна ориентировать работника на достижение нужного предприятию результата, поэтому заработная плата связывается с показателями эффективности работы организации (оборот компании, прибыль, объем продаж, выполнение плана, улучшение качества и т.д.), рабочей группы, самого работника; Система компенсации должна сочетать в себе жесткость правил определения денежного вознаграждения и гибкость в реагировании на изменения внутренней и внешней ситуации в организации, т.е. компенсации должны выступать не только мотиватором трудовой деятельности, но и средством управления, рычагом для руководителя. Руководство организации должно иметь возможности как поощрения, так и наказания в системе компенсации. Новая система компенсации, с одной стороны не должна ухудшать положение сотрудников в материальном плане, наоборот, при разработке и внедрении новой системы у работника должна быть возможность увеличивать свое денежное вознаграждение по сравнению со старой системой, но с другой стороны, система компенсаций не должна предъявлять чрезмерных требований к предприятию, не должна подрывать экономическую состоятельность предприятия и его конкурентоспособность. Внедрение системы компенсации должно сопровождаться продуманным механизмом информирования работников о новых правилах денежного вознаграждения, постоянным мониторингом эффективности компенсационного пакета.Для изменения существующего в компании положения с оплатой труда была применена технология разработки и оптимизации денежного вознаграждения, состоящая из следующих элементов (см. Рис. 1): Диагностика трудовой мотивации, ценностных ориентаций и удовлетворенности трудом персонала компании; Определение основных принципов и правил мотивационной политики компании, содержания и структуры компенсационного пакета; Разработка базовой заработной платы (постоянной части денежного вознаграждения) на основе определения внутрифирменной ценности должностей и рабочих мест; Разработка переменной части денежного вознаграждения в целях усиления стимулирующего влияния зарплаты на производительность труда; Разработка системы социальных льгот, эффективной социальной политики компании; Разработка внутренних нормативных документов, фиксирующих систему денежного вознаграждения персонала; Консультативная помощь при внедрении и мониторинге эффективности системы денежного вознаграждения; Обучение сотрудников кадровой службы технологиям оптимизации и совершенствования компенсационного пакета компании.
Рис.1. Этапы разработки (оптимизации) системы мотивации персонала
Диагностика трудовой мотивации, ценностных ориентаций и удовлетворенности трудом персонала компании
Прежде чем решать вопрос об изменении системы денежного вознаграждения персонала компании, необходимо изучить мотивационную структуру работников. В особенности это касается управленческого состава, потому что именно для этой категории работников компании нередкой является ситуация, когда затраченные усилия по разработке новой компенсационной политики не только не усиливают мотивацию, но зачастую ослабляют ее. Новая или реформированная система компенсаций должна быть адекватна мотивационной структуре персонала.
В результате диагностики должны быть получены данные по степени удовлетворенности качеством трудовой жизни и системе ценностей, которые наличествуют у работников. Сравнение факторов удовлетворенности трудом с ценностными ориентациями работников позволяют сделать вывод о несовпадении и проблемах в мотивационной сфере компании.
Факторы удовлетворенности трудом (качеством труда в компании): Отношение к содержанию выполняемой работы (интересная, нужная, важная престижная работа); Отношения в рабочем коллективе (отдел, группа, подразделение), в котором работают сотрудники; Удовлетворенность условиями работы (рабочее место, оборудование, комфортная обстановка и т.д.); Отношение к компании (фирма, предприятие); Удовлетворенность заработной платой, ее размером и системой вознаграждения; Отношение к управлению (управление рабочим процессом, постановка задач, контроль, делегирование полномочий, совещания, мотивирование сотрудников);Ценностные факторы: Деньги (размер и способы получения денежного вознаграждения); Перспективы роста (карьерного, профессионального, личностного) – ценность развития и самореализации; Ценность общности – хорошие отношения в коллективе, возможность дружеского общения, принадлежность к известной, успешной, престижной компании); Ценность стабильности, защищенности и безопасности, чувство уверенности в будущем в отношении своей занятости и дохода; Ценность свободы, независимости, самодостаточности (гибкое рабочее время); Ценность социально-бытовых условий (комфорт на работе).В качестве методов получения информации чаще всего используют анкетирование и структурированное интервью. Анкетирование позволяет охватить большее количество опрашиваемых работников, структурировать вопросы и осуществлять формальную (статистическую) обработку данных. Собеседование дает возможность более глубокого анализа представлений работников о факторах удовлетворенности трудом и собственных трудовых ценностях. Желательно применять данные методы в комбинации: предварительное собеседование, затем разработка анкеты и проведение более широкого опроса, проведение заключительного собеседования по получению более развернутой информации.
Кейс:
Именно по этой схеме: интервью – анкетирование – интервью было проведено исследование структуры мотивации работников компании “Три Ко”.
Были опрошены практически все работники компании, проведены интервью с руководителями отделов и ключевыми специалистами. Общая удовлетворенность трудом в компании составила 63%, неудовлетворены 33% опрошенных, 4% затруднились в своем отношении. Работники компании разделились на три почти равные группы: одна группа (около 28% опрошенных) удовлетворена полностью и практически всеми аспектами труда (содержание труда, оплата, психологический климат и социально-бытовыми условиями труда), вторая группа (около 35%) удовлетворена содержанием работы, социально-бытовыми условиями и психологическим климатом, но не удовлетворена заработной платой и системой денежного вознаграждения, третья группа (около 26%) не удовлетворена почти всеми аспектами трудовой деятельности в компании. Это же деление наблюдалось в ответах по ценности для сотрудников различных аспектов работы в компании: для первой группы наибольшую ценность представляло стабильность и уверенность в будущем, а также возможность общения с коллегами на работе (хороший психологический климат); для второй группы наибольшую ценность представляли важность и содержательность работы, хорошая зарплата и возможность профессионального роста; для третьей группы наибольшее значение приобрели близость работы от дома, комфорт и хорошие социально-бытовые условия на работе. Таким образом выделив три группы работников с разными мотивационными приоритетами (первая группа – ориентация на стабильность и умеренную трудовую активность, вторая группа – ориентация на работу и на денежное вознаграждение, третья группа – маргинальная, с ориентацией на комфортные условия на работе). Проведенные интервью и дальнейший анализ результатов позволил сформулировать основные принципы разработки денежного вознаграждения в компании, а именно: необходимо увязать размер денежного вознаграждения с индивидуальной результативностью работника для поощрения личной эффективности; в целях координации усилий различных специалистов одного подразделения необходимо увязать систему премирования с эффективностью деятельности рабочей группы (отдела, подразделения); а для развития корпоративности необходима система “участие в успехах и неудачах компании” для всего персонала.
Кейс:
Торговая компания «Автозапчасти» работает на рынке запчастей для автомобилей иностранного производства уже 8 лет. За это время компания выросла из маленькой посреднической фирмы в крупное торговое предприятие с различными направлениями деятельности: оптовая торговля запчастями, поставки на заказ, розничная торговля запчастями для автомобилей и мотоциклов.
В компании коммерческий персонал организован в несколько отделов: региональный отдел, оптовый отдел, отдел специальной техники, автомагазин и мотомагазин.
Рост и развитие компании всегда были достаточно ощутимыми (до 120% за последние 2 года), однако в последнее время отмечается усиление конкуренции на данном рынке, снижение торговой наценки, борьба за клиента и, как следствие, замедление темпов роста объемов продаж.
В компании работают консультанты, которые разработали и внедрили систему бюджетного планирования, управления финансами, маркетингового подхода к продажам, происходит определенная реструктуризация компании, активно начинают развиваться новые направления продаж (запчасти для специальной и тяжелой техники).
Однако директор компании не доволен темпами роста и развития, он считает, что необходимо полнее раскрыть потенциал сотрудников коммерческих отделов, усилить заинтересованность менеджеров по продажам в росте объемов продаж и развитии клиентской базы. Один из основных источников роста директор видит в разработке новой, современной системы мотивации и стимулировании труда для персонала коммерческих подразделений. Он ставит задачу перед консультантами – разработать и внедрить такую систему мотивации, которая бы ориентировала персонал на увеличение объемов продаж и на расширение клиентской базы компании.
Консультанты провели диагностику удовлетворенности трудом и трудовых ценностей персонала компании, провели анализ системы оплаты труда коммерческих подразделений. Были получены следующие результаты:
Денежная компенсация: Основной вид денежного вознаграждения сотрудников компании – оклад, который составляет 85-90% от общего денежного вознаграждения сотрудников.
В коммерческих подразделениях бывает премия по итогам работы отдела за месяц. При этом для торговых подразделений установлена шкала (для каждого подразделения – своя) объема продаж, от которой начисляется премия каждому сотруднику отдела. Премии уравнены, но некоторая индивидуализация выплаты премий достигается решением начальника отдела. Критерии определения индивидуальной премии четко не прописаны, начальник отдела ориентируется на отсутствие ошибок и субъективно оцениваемую результативность сотрудника.
Недостатки технологии организации продаж, влияющие на мотивацию:
Не фиксируется индивидуальная результативность менеджеров (кураторов, специалистов);
Отсутствуют индивидуальные планы работ каждого менеджера;
Отсутствует планирование объемных и качественных показателей работы отделов;
Отсутствует обратная связь менеджерам отделов по достигнутым за месяц объемным показателям (менеджеры не только не знают планов работы отдела на период, но и не знают фактических результатов своей работы и работы отдела);
Формально не закреплена категоризация специалистов регионального отдела, хотя фактически такая категоризация присутствует: стажеры (младшие специалисты), специалисты-кураторы клиентов, кураторы направлений. При этом у специалистов высшей категории функциональные обязанности присутствуют в полном объеме, т.е. они выполняют все функции специалиста плюс дополнительные, как кураторы направлений. Не формализован переход специалиста из категории в категорию, не определены требования к специалистам разных категорий – как следствие нет определенности в карьере и служебном продвижении. Как следствие – повышение оклада специалистам происходит спонтанно, по субъективному решению руководства и специалисты точно не знают за что и почему им повышают (или не повышают) оклад;
Социальный пакет:
Оплачиваемый отпуск (3 недели в год); Оплачиваемые больничные (50%); Оплачиваемые обеды (50%); Униформа, спецодежда; Подарки от фирмы на день рождения; Корпоративный тариф мобильной связи;
Анализ системы мотивации:
Система мотивации такова, что объективно менеджеры НЕ ЗАИНТЕРЕСОВАНЫ в увеличении собственной результативности, у них не только нет поощрения за результаты собственного труда, но у них и нет меры своих результатов, результатов отдела и компании в целом, нет обратной связи об успешности или неуспешности собственной деятельности и деятельности коллег и, как результат, не подключены мотивы достижения успеха, соревнования с другими, мотива оценки труда, успеха, профессионализма.
Таким образом, в компании есть большой резерв, связанный с мотивацией в широком смысле. Этот резерв еще не задействован.
Результаты анкетирования говорят о том, что:
В региональном отделе наблюдается высокая неудовлетворенность как уровнем, так системой оплаты труда, а также условиями для профессионального роста и развития, что снижает общую удовлетворенность работой в Компании (относительно других отделов). При этом для сотрудников регионального отдела данные факторы (зарплата и возможности роста) являются приоритетными трудовыми ценностями;
В оптовом отделе также наблюдается снижение удовлетворенности уровнем зарплаты и возможностями роста и развития, хотя для них приоритетными являются стабильность и профессиональный рост (высокая зарплата стоит на третьем месте);
В атомагазине сотрудники показали высокий уровень удовлетворенности по всем факторам, но при этом для них приоритетным являются стабильность положения и содержание работы, высокая зарплата не является ведущим фактором мотивации;
В мотомагазине также удовлетворены существующим положением по всем параметрам.
Выводы:
Построение эффективной системы мотивации необходимо начинать с регионального и оптового отделов, делая упор на зависимость оплаты от результативности сотрудников, кроме того, необходимо создать условия для карьерного и профессионального роста специалистов.
Определение основных принципов компенсационной политики компании Разработка фирменной системы оплаты труда и, в общем, компенсационной политики компании, не должна рассматриваться как некий изолированный процесс, абсолютно или мало связанный с циклом стратегического планирования, оценкой и аттестацией персонала и состоянием рынка труда.
Прежде чем разрабатывать, изменять или оптимизировать компенсационную политику компании, необходима предварительная работа по формулированию основных принципов, на основе которых должны разрабатываться системы денежного вознаграждения в компании.
Некоторые вопросы, на которые нужно иметь ответы, перед тем как приступать к разработке системы оплаты труда в любой организации: Как долго будет действовать новая система мотивации? Краткосрочная разработка (до года); Долгосрочная перспектива (от двух лет и более); До момента существенного изменения внутренней или внешней ситуации на предприятии (изменились цели, ситуация на рынке, общая экономическая ситуация и т.д.)Сколько будет применяться схем СОТ? Одна для всех сотрудников компании; Несколько различных для основного, вспомогательного, обслуживающего и управленческого персонала; Много схем, приближаясь к индивидуализации вознаграждения – своя схема для каждого сотрудника; Некий баланс между унификацией и индивидуализацией.Кто будет разрабатывать и внедрять новую систему оплаты труда? Финансово-экономические службы; Служба персонала (отдел компенсаций); Внешние привлеченные консультанты по компенсациям; Некоторое сочетание указанных субъектов.Какова позиция компании при определении уровня оплаты труда своих работников? Ниже рыночного уровня; На уровне рынка зарплат в данной отрасли и регионе; Выше уровня рыночных ставок (готова ли компания платить более высокое вознаграждения за эффективный труд всем сотрудникам) Некоторое сочетание – нужно определить, какие категории персонала на каком уровне будут получать вознаграждение. Какова ситуация на рынке труда? Какие уровни оплаты предлагаются специалистам, которые задействованы в вашей компании, Какие требования к ним предъявляются, Какого уровня пакет социальных льгот для них предлагается в вашем регионе, в вашей отрасли.Как система заработной платы будет связана с системой найма (как платить на испытательном сроке)? Полную зарплату, включая премии и льготы; Меньшую зарплату, включая ограничения по получению премий и льгот.Каковы пропорции при определении компенсаций (соотношение между постоянной и переменной частями денежного вознаграждения, премиями и социальными льготами)? Нужно определить процентное соотношение между различными частями денежного вознаграждения в зависимости от категории персонала.Является ли зарплатная политика секретной или публичной? Все сведения о денежном вознаграждении засекречены, разговоры на тему зарплаты считаются нарушением коммерческой тайны; Все сведения о зарплате полностью открыты для любого сотрудника; Принципы зарплатной политики открыты, размеры заработной платы конкретных сотрудников закрыты.Поиск ответов на эти вопросы необходимо проводить совместно с высшими руководителями компании и фиксировать разработанные принципы в базовых внутренних документах компании, а именно: Миссия компании, Программа стратегического развития на перспективу, Положение о персонале компании, Корпоративный кодекс поведения работников и т.д.
Любые изменения, дополнения и реорганизации системы денежного вознаграждения должны соответствовать провозглашенным принципам.
Кейс: выдержки из базовых нормативных документов компании “Три Ко”:
Миссия компании:
“Мы…прилагаем все усилия для совершенствования технологий производства, повышая профессионализм сотрудников Компании и творческий подход ко всем этапам деятельности. Мы уважаем себя и свой труд.”
“…Мы любим своих сотрудников, которые все свое время и энергию отдают во благо Компании”
“…Мы поощряем дух единой команды в наших сотрудниках и приветствуем тех, кто разделяет наши цели и ценности”
“…Мы рассматриваем каждого сотрудника Компании как личность, всегда приветствуем любую инициативу, гарантируем достойное вознаграждение тем, кто творчески работает, кто не падает духом, кто дарит свою любовь и улыбки Компании”
Корпоративный кодекс:
“… Компания гарантирует своим сотрудникам высокий уровень денежного вознаграждения за эффективный труд. Уровень зарплаты результативных сотрудников поддерживается выше среднего уровня на рынке труда.”
“… сотрудники могут быть уверены в том, что их труд вознаграждается не только деньгами, но и социальными льготами, которые расширяются по мере роста экономической эффективности Компании”
“… Компания приветствует стремление сотрудников повышать свой профессиональный уровень, квалификацию, развивать и совершенствовать знания, умения и навыки. Более высокий уровень профессиональной компетенции вознаграждается более высоким уровнем базовой оплаты”
Разработка базовой заработной платы (постоянной части денежного вознаграждения)
Компенсационный пакет или система вознаграждений, которые используются в организации, складывается из трех элементов - основная оплата труда (базовая зарплата, постоянная часть денежного вознаграждения), дополнительная оплата (побудительные выплаты, премии, бонусы, переменная часть денежного вознаграждения) и социальные выплаты или льготы (бенефиты).
Базовая заработная плата есть гарантированная компенсация работнику за его труд в организации, т.е. вознаграждение за исполнение должностных обязанностей на своем рабочем месте в объеме и с качеством, которые предусмотрены должностными инструкциями или корпоративными стандартами.
Базовая зарплата остается постоянной в течение достаточно продолжительного промежутка времени и впрямую не зависит от текущих результатов работы сотрудника.
Бонусы или премиальные выплаты (переменная часть денежного вознаграждения) обычно связаны с вознаграждением за результативность труда работника. К ним относятся комиссионные выплаты, премии за выполнение плана, участие в прибылях и т.д. Все то, что составляет переменную часть денежного вознаграждения за труд и применяется для учета результативности работы сотрудников, связывая уровень денежного вознаграждения с общей эффективностью работы компании, подразделения или самого работника.
Бенефиты или социальные пособия рассматриваются как вознаграждения, не связанные с количеством и качеством труда, вознаграждения, которые получают сотрудники за факт работы в данной организации или на данном предприятии. К бенефитам относятся медицинская страховка, оплата отпусков, бесплатные обеды, компенсация транспортных расходов и прочие социальные выплаты, определенные законодательством или присущие только данной организации.
Разработка базовой заработной платы (постоянной части денежного вознаграждения) включает в себя несколько этапов:
Выделение категорий персонала компании по отношению к основному продукту, Описание и анализ рабочих мест (должностей), Классификация рабочих мест (должностей) по внутрифирменной ценности, Тарификация рабочих мест (должностей) и определение разрядов по оплате, Установление базовых окладов, установление надбавок и доплат - формирование системы постоянной (базовой) заработной платы с учетом результатов анализа рыночной стоимости;Категоризация персонала компании На этом этапе необходимо выделить категории персонала, для которых будут разрабатываться разные системы денежного вознаграждения. Обычно выделяют основной персонал, вспомогательный, обслуживающий и управленческий. Выделение на категории проводится по отношению к конечному продукту компании. К основному персоналу относятся сотрудники, непосредственно занятые в процессе производства (для производственных предприятий) или в процессе сбыта (для торговых предприятий, т.е. непосредственное влияющие на конечную продукцию предприятия. Основной персонал является “зарабатывающим”, т.е. приносящим выручку предприятию.
Вспомогательный персонал обеспечивает деятельность основного, косвенно участвуя в создании конечного продукта, создавая инструменты и средства труда для основного процесса.
К обслуживающему персоналу относятся сотрудники, участвующие в обслуживании нужд самого предприятия: администрация, бухгалтерия, реклама, служба персонала и т.д.
К управленческому персоналу относятся высший и средний менеджмент предприятия. Структура и содержание компенсационного пакета и принципы материальной компенсации для различных категорий персонала будет различным, ведь вклад разных категорий в конечный продукт разная и отличия должны быть и в системе вознаграждения. Описание и анализ рабочих мест (должностей) В результате этого этапа работы должно быть получено представление о функциях отдельных подразделений и должностей (рабочих мест) и это представление фиксируется в соответствующих документах.
Методы проведения анализа работ Существует следующие основные методы анализа работы, которые поодиночке или в комбинации могут быть применены к процессам сбора информации: Анализ документации; Наблюдение; Интервью (собеседование); Анкетирование (вопросники).Анализ документации. Прежде чем описывать практику выполнения работ, следует ознакомиться со всей сопровождающей документацией. Документация – хороший способ получить первоначальное представление о рабочей деятельности и сформулировать вопросы к экспертам. Изучение документации (технической, технологической, нормативной и т.д.) – это предварительный этап анализа рабочих мест, дающий возможность войти в контекст рабочей деятельности, ознакомиться с профессиональной терминологией, специальным языком и понятиями, которые помогают установить более тесный контакт со специалистами-экспертами.
Наблюдение. Основная задача наблюдения – выявить и разбить трудовой процесс на отдельные действия и операции. Процесс наблюдения необходимо протоколировать, используя специальные формы. Когда работа является открытой, то прямое наблюдение того, что работник делает, может дать большую часть информации, требуемой для ответа на вопросы о самой работе и для суждения о личностных требованиях, предъявляемых к работнику. Наблюдение может быть сплошным и выборочным, причем второе более сложно, чем первое. При выборочном наблюдении за операциями, выполняемыми на рабочем месте, информация собирается в произвольные интервалы времени во время полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения является получение моментной картины того, что работник делает в исследуемом интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых операций. Хотя метод наблюдения достаточно прост и эффективен, его эффективность резко повышается при использовании в комбинации с другими методами, например, интервью. С другой стороны, так как лучшим методом изучения любого процесса является практика, то обоснованным является подход, при котором аналитик работы перед проведением собственно анализа выполняет данную работу в течение короткого промежутка времени, чтобы ее "почувствовать" (т.н. «трудовой метод»).
Интервью. Большинство интервью представляют собой собеседование "индивидуального" типа - прямой диалог между исследователем и работником и/или его/ее руководителем. Когда имеет место значительное число идентичных работ, то можно применить "групповые" интервью - собеседование с группой работников, выполняющих одну и ту же работу. Следует, однако, всегда помнить об относительной точности информации, получаемой в процессе собеседования. Это объясняется тем, что одни и те же операции могут по-разному восприниматься исполнителями работы, кроме того, интервьюеры также по-разному могут воспринимать (и записывать) полученную информацию.
Целесообразна также комбинация собеседования с другими методами анализа работы. Одним из условий эффективного применения метода собеседования при анализе работы является четкое планирование собеседования заранее, его общей схемы, последовательности задаваемых вопросов. Однако, составив план собеседования, необходимо следовать ему не в ущерб естественному ходу беседы, здесь необходима гибкость. Полезно также при подготовке к собеседованию заранее составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки/основные направления деятельности.
Анкетирование. Анкеты имеют то важное и очевидное преимущество, что они структурированы и могут быть разработаны для того, чтобы охватить наибольшее количество респондентов. Анкетирование представляют собой экономичный метод (с позиции времени) сбора информации от большого количества людей, работающих на разных рабочих местах.
Собранная информация фиксируется в документе, который имеет следующую структуру: Организационные данные: компания, подразделение, основные цели подразделения, место подразделения в организационной структуре компании; Название рабочего места (должности); Должность руководителя – тип подчинения (административное – функциональное); Должность подчиненных – тип руководства (административное – функциональное); Главные цели работы – требуемые результаты; Основное содержание работы: перечень основных задач; перечень функций (обязанностей); перечень действий (операций) параметры результата работыОборудование, специальные средства; Контакты и взаимодействие с другими рабочими местами; Особые обстоятельства: рабочий режим, командировки, сложные условия труда, физические и эргономические условия и т.д. Принятая система компенсации; Аспекты конфиденциальности (секретности).
Классификация рабочих мест (должностей) и построение тарифно-разрядной таблицы
На основе анализа функций рабочих мест и должностей проводится следующий этап – анализ и классификация рабочих мест (должностей) по степени ценности каждого из них для предприятия. Это может быть как простым ранжированием по интуитивно понятным критериям, так и сложной процедурой многокритериального оценивания и присвоения баллов должностям и рабочим местам. В итоге необходимо получить список должностей, которые иерархически упорядочены и отличаются друг от друга масштабом ответственности, важностью выполняемых функций, вкладом в достижение целей предприятия, требуемым уровнем квалификации, напряженностью труда.
Простой способ - ранжирование по обобщенному критерию внутрифирменной ценности должности:
Провести иерархическое ранжирование должностей; Сгруппировать должности по категориям (топ-менеджеры, специалисты, менеджеры, обслуживающий персонал, младший персонал и т.д.); Осуществить присвоение разрядов по оплате для каждой должности с учетом “вилки” на каждую должность;Сложный способ - балльная оценка должностей на основе выделенных факторов (см. Рис.2.): С группой экспертов выделить ключевые факторы оценки должностей (сложность работы, требуемая квалификация, ответственность, напряженность, загруженность и т.д.); Определить веса факторов оценки; Разработать матрицу баллов для каждого фактора; Провести процедуру выставления баллов для каждой должности по каждому фактору оценки; Провести ранжирование должностей в зависимости от полученной суммы баллов; Определить “вилки” для каждой должности; Провести присвоение разрядов по оплате для каждой должности.
Рис. 2. Разработка тарифно-разрядной таблицы должностей
Выбор факторов для оценки
Факторы системы консалтинговой фирмы HayGroup:
Необходимые знания (know-how): практические, профессиональные и научные знания; управленческое ноу-хау; навыки в области человеческих отношений. Решение проблем (problem-solving): уровень проблем, требующих разрешения; уровень творческой самостоятельности. Ответственность (accountability): рамки полномочий принятия самостоятельных решений; пределы деятельности данного работника; степень непосредственного воздействия в этих пределах.Женевская схема содержит следующие виды требований: Профессиональные способности: знания; умственные и физические способности. Нагрузка: внимательность; выносливость; старание. Ответственность: за материал; продукты; здоровье; результаты труда других. Условия труда: влияние окружающей среды.Факторы Rayter Inc.: Мастерство и знания: знания; период обучения/освоения должности. Усилия: физические усилия; умственные усилия. Ответственность: самостоятельность в принятии решений; сложность решений; деловые связи.
Для целей разработки базовой оплаты труда в конкретной организации факторы оценки могут быть разными и в чем-то отличаться от традиционных, а в чем-то пересекаться с ними.
Например, для управляющей компании крупного холдинга были разработаны следующие факторы оценки:
Фактор 1: Управление сотрудниками
Уровни фактора
Описание уровня
А
Нет подчиненных, нет необходимости управления сотрудниками
B
Нет прямых подчиненных, периодическая координация работ других сотрудников в рамках поставленной задачи
C
Координация действий рабочей группы (2-3 человека)
D
Управление группой подчиненных для регулярного выполнения функциональных задач
E
Управление подразделением: влияние, контроль, постановка задач, мотивация и лидерство. Необходимость как вертикальных, так и горизонтальных взаимодействий
F
Руководство группой подразделений, преимущественно вертикальные властные взаимодействия
Фактор 2: Ответственность
Уровни фактора
Описание уровня
А
Ответственность только за свою работу, нет ответственности за финанансовый результат своей деятельности
B
Ответственность за финансовые результаты отдельных действий под контролем непосредственного руководителя
C
Ответственность за финансовые результаты регулярных действий в рамках функциональных обязанностей
D
Выработка решений, приводящих к финансовым результатам рабочей группы или подразделения, согласование решений с непосредственным руководителем
E
Полная ответственность за финансовые результаты работы подразделения, за материальные ценности, организационные расходы в рамках бюджета подразделения
F
Полная ответственность за финансовые и иные результаты целого направления работ (группы подразделений)
Фактор 3: Самостоятельность в работе
Уровни фактора
Описание уровня
А
Нет необходимости в принятии самостоятельных решений, следует определенным инструкциям, полномочия ограниченны, имеется постоянный контроль
B
Принимаются стандартные решения под контролем руководителя, нестандартные ситуации решаются начальником
C
Цели определены руководством, планирование и организация работы проводится самостоятельно, самостоятельная подготовка решений, решения принимаются руководством
D
Формулируются только общие цели, работником проводится самостоятеьная разработка методов и средств достижения целей (исходя из политики организации)
E
Работник находится практически под самоконтролем, самостоятельно устанавливает цели и задачи, следуя стратегии организации
F
Разработка общей политики действий группы подразделений, участие в разработке стратегии компании
Фактор 4: Опыт работы
Уровни фактора
Описание уровня
А
Опыта работы не требуется
B
Необходим опыт работы, не обязательно в данной области
C
Требуется специальный опыт работы в данной области от года до 2-х лет
D
Требуется большой опыт работы в данной области (от 3-х лет)
E
Требуется серьезный опыт работы не только в данной области, но и в смежных областях
F
Кроме профессионального опыта необходим значительный опыт практического управления большим количеством сотрудников
Фактор 5: Уровень специальных знаний (квалификация)
Уровни фактора
Описание уровня
А
Достаточно среднего или н/высшего образования, специальных знаний не требуется
B
Необходимо высшее образование, не обязательно профильное, наличие базового уровня владения специальными методиками и технологиями
C
Высшее профильное образование желательно, свободное владение специальными методиками и технологиями
D
Высшее профильное образование, требуются углубленные спец. знания и базовые в смежных областях
E
Высшее профильное образование, специальные знания в области разработок, необходимость ученой степени
F
Высшее профильное образование и дополнительное в области управления организацией и людьми
Фактор 6: Уровень контактов
Уровни фактора
Описание уровня
А
Общение на обычном уровне, практически нет контактов с клиентами и внешними организациями
B
Периодические контакты с клиентами и внешними организациями и под контролем непосредственного руководителя
C
Регулярные внешние и внутренние контакты, внешние контакты на уровне исполнителей входят в функциональные обязанности
D
Постоянные контакты с руководителями среднего уровня внешних организаций
E
Внешние контакты на высоком должностном уровне, требующие проведения трудных переговоров, видения стратегии и политики организации. Требуются высокопрофессиональные навыки делового общения
F
Контакты на уровне высших должностных лиц внешних организаций наиболее важных и крупных клиентов или партнеров
Фактор 7: Сложность работы
Уровни фактора
Описание уровня
А
Однообразная работа, постоянное выполнение единичных операций
B
Работа больше разнообразная, чем однообразная, выполнение нескольких функций, не требующих особых усилий
C
Разнообразная работа, с использованием элементов анализа, логических рассуждений выбор путей решения поставленных задач
D
Работа требует детального анализа, выбора способов решения разных проблем, координации со смежными подразделениями
E
Работа, связанная с творческим подходом к поиску и системному анализу информации, связана с вычленением, постановкой и формулировкой проблем, разработкой путей решения проблем
F
Работа, связанная со стратегическим видением развития направления работ, интеграция подходов к решению проблем разных подразделений
Фактор 8: Цена ошибки
Уровни фактора
Описание уровня
А
Ошибки влияют на собственную работу и на работу сотрудников в рамках рабочей группы
B
Ошибки приводят к сбоям в работе сотрудников в рамках всего подразделения
C
Ошибки могут привести к финансовым потерям в масштабе подразделения
D
Ошибки могут привести к финансовым потерям в достаточно крупных размерах
E
Ошибка может привести не только к крупным убыткам, но и нарушить работу ряда подразделений
F
Ошибки могут привести к финансовым потерям в масштабе всей компании
Кейс: пример разработки тарифно-разрядной таблицы и системы базовых окладов
Классификация рабочих мест (должностей) в компании “Три Ко” происходила по методу балльных оценок с использованием факторных точек.
Сначала были получены описания рабочих мест (должностей), разработаны должностные инструкции и положения о подразделениях, затем анализу подверглись описания должностей. Экспертная группа (основные специалисты и руководители подразделений) выделили ключевые факторы оценки и значимость каждого фактора при оценке должности. В результате выделились следующие факторы:
Фактор оценки
Субфактор оценки
Максимальные баллы
Всего
Требуемая квалификация
Образование
50
200
Опыт работы
150
Сложность работы
Умственные усилия
100
150
Физические усилия
50
Инициативность и самостоятельность
150
150
Ответственность
Ответственность за работу подчиненных
100
500
Ответственность за контакты с клиентами и сторонними организациями
100
Материальная ответственность
200
Ответственность за жизнь и здоровье других людей
100
Максимальная оценка должности
1000
Та же группа экспертов провела оценку всех рабочих мест (должностей) по разработанным ключевым факторам. Оценки экспертов для каждой должности усреднялись, и по усредненному баллу было проведено иерархическое упорядочивание рабочих мест (должностей) от генерального директора до курьера.
Классификация рабочих мест (должностей) завершается присвоением тарифных разрядов для каждой должности. Для обеспечения возможности карьерного роста сотрудника внутри одной должности была предусмотрена вилка разрядов по каждой должности (обычно делают 3-4 ступени). Таким образом, была получена 16-ти разрядная сетка, в которую уместились 7 категорий должностей.
Категория персонала
Должности
Интервал оценочных баллов
Разряды
Высшие руководители
Генеральный директор
1000 - 800
15-16
Коммерческий директор
15-16
Заместители генерального директора
Финансовый директор
799 – 700
12-14
Зам. по производству
12-14
Зам. по персоналу
12-14
Зам. по продажам
12-14
Средний управленческий персонал
Начальники отделов
699 – 500
10-12
Главный бухгалтер
10-12
Зам. начальников отделов
9-11
Специалисты
Юрист
499 – 300
8-10
Художник-модельер
8-10
Специалист по рекламе
8-10
Специалист по маркетингу
8-10
Бухгалтер
7-10
Экономист
8-10
Программист
8-10
Менеджеры
Ведущий менеджер
299 – 200
8-9
Старший менеджер
7-8
Менеджер
6-7
Офис-менеджер
6-8
Младший персонал
Помощник менеджера
199 –150
3-5
Оператор
3-5
Обслуживающий персонал
Водитель-экспедитор
149 - 100
4-6
Повар
2-3
Курьер
1
Уборщица
1
Для каждого разряда был установлен разрядный коэффициент. Разрядный коэффициент необходим для определения базового оклада, той гарантированной и постоянной части денежного вознаграждения, которая выплачивается за нормальное, стандартное исполнение должностных обязанностей на конкретном рабочем месте. В качестве базового, был выбран минимальный оклад флагман-профессии в данной компании. Если это торговая компания, то основная профессия – это менеджер по продажам. Должности менеджера по продажам был установлен минимальный 6 разряд, что соответствовало разрядному коэффициенту равному единице. Соответственно более высокие разряды имеют разрядные коэффициенты выше единицы, и меньшие разряды - меньше единицы.
Было введено внутреннее для компании понятие минимальная базовый оклад (МБО). МБО похоже на понятие минимальной заработной платы (МРОТ), принятой в государстве, это также базовая переменная, используемая при расчете базовых окладов сотрудников компании, которая и умножается на разрядные коэффициенты должностей. МБО зависит от экономических показателей компании и может быть индексирован с их учетом, как в сторону понижения, так и в сторону повышения. Такая индексация нужна для быстрого изменения уровня доходов сотрудников – в случаях резких изменения на рынке заработных плат.
МБО был установлен в размере 2000 рублей (цифры условные). Теперь базовый оклад по каждому разряду определяется путем умножения МБО на разрядный коэффициент.
Тарифный разряд
Разрядный коэффициент
Базовый оклад (в рублях)
16
8
16 000
15
7
14 000
14
6.5
13 000
13
6
12 000
12
5
10 000
11
4
8 000
10
3
6 000
9
2
4 000
8
1.6
3 200
7
1.3
2 600
6
1
2 000
5
0.9
1 800
4
0.8
1 600
3
0.7
1 400
2
0.6
1 200
1
0.25
500
Минимальный базовый оклад
2 000
Система надбавок
Для учета индивидуальных особенностей работников и придания определенной гибкости и управляемости компенсационной системы можно использовать надбавки к окладу. Надбавки определяются в процентах к базовому окладу и могут начисляться за совместительство и совмещение профессий, за знание и использование в работе иностранного языка, за руководство другими сотрудниками, за общую эффективность в работе и т.д. Надбавки могут быть постоянными и временными (на 3-6 месяцев).
Таким образом, (базовый оклад) + (надбавки) составляют базовую заработную плату. Базовая заработная плата является ценой должности и некоторых постоянных характеристик производственного поведения работника. Кроме того, базовая заработная плата может являться основой для расчета и начисления переменной части денежного вознаграждения, т.е. того вознаграждения, которое выплачивается за индивидуальную или групповую результативность деятельности работников компании.