1. Общие положения
1.1. Главной задачей офис-менеджера является организационно-техническое обеспечение деятельности компании.
1.2. Цель - обеспечение условий для бесперебойной и эффективной работы сотрудников, благоприятной обстановки и комфорта в офисе, поддержание благоприятного психологического климата, поддержание имиджа Компании.
1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется ассистенту генерального директора.
1.4. Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.
1.5. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется: действующими законодательными актами РФ, Уставом предприятия, Правилами внутреннего распорядка, Руководством для сотрудников офиса, Положениями о функциональных службах (структурных подразделениях) общества, приказами (указаниями) Генерального директора, нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства.
1.6. На время отсутствия офис-менеджера на рабочем месте входящие звонки переадресовываются на дневного/вечернего секретаря.
1.7. Во время длительного отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет сотрудник, назначенный Генеральным директором, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.
Требования к внешнему виду
- Деловой стиль в одежде (в соответствии с (в соответствии с Руководство для сотрудников офиса компании "Ронова Клининг")
- Ухоженные волосы, наличие прически
- Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж, отсутствие макияжа)
- Ухоженные руки, наличие нейтральных тонов лака на ногтях
2. Функциональные обязанности
2.1. Прием заявок от работников офиса\склада и приобретение всех необходимых для жизнедеятельности офиса предметов и материалов:
- канцелярских товаров
- аптечка
- необходимой мебели и других предметов интерьера
- моющих средств и материалов, требуемых для уборки помещений (согласно расчета нормы потребления)
2.2. А также самостоятельное приобретение указанных в п. 2.1. товаров при необходимости для нужд офиса.
2.3. Контроль приобретения и учет офисной техники.
2.4. Организация и контроль ежедневной уборки офисных помещений, включая:
2.4.1. разработку рабочих инструкций для горничных (дневной и ночной смен);
2.4.2. ежедневную проверку и прием выполненных работ по уборке помещений по чек-листу;
2.4.3. контроль за соблюдением горничными трудовой дисциплины;
2.4.4. регулярную выдачу моющих средств и других материалов для уборки помещений и контроль за их использованием;
2.4.5. учет рабочего времени;
2.5. Организация и контроль работы курьеров:
2.5.1. разработку рабочих инструкций для курьеров и секретарей, взаимодействующих с курьерами;
2.5.2. ведение "Журнала учета заявок на курьера";
2.5.3. ежедневную проверку выполнения курьерской доставки, занесение информации о доставке в "Журнал учета заявок на курьера";
2.5.4. учет рабочего времени, расчет заработной платы курьерам на основании "Журнала учета заявок на курьера";
2.5.5. контроль соблюдения курьерами трудовой дисциплины (аккуратный внешний вид, отсутствие внешних признаков алкогольного/ наркотического опьянения);
2.6. Организация склада временного хранения необходимых запасов по жизнеобеспечению офиса:
2.6.1. канцелярские товары первой необходимости;
2.6.2. моющие средства, расходные материалы.
2.7. Обеспечение безопасности в офисе:
2.7.1. организация централизованной и внутренней охраны офисных помещений;
2.7.2. установка и контроль за состоянием системы противопожарной безопасности, электробезопасности (совместно с отделом IT);
2.7.3. разработка и доведение до работников офиса инструкций по противопожарной безопасности (совместно с инженером по технике безопасности).
2.8. Контроль за работой секретарей, учет рабочего времени, организация работы секретарей по решению вопросов командировок сотрудников (выбор агента и заключение договора по доставке билетов, оформлению виз, приглашений, бронирование отелей и т.д.)
2.9. Контроль за состоянием и организация проведения ремонтных работ в офисных помещениях, организация работы завхоза, учет рабочего времени завхоза.
2.10. Контроль за использованием мебели и ее ремонт.
2.11. Учет использования канцелярских товаров.
2.12. Проведение регулярных инвентаризаций имущества офиса 1 раз в год.
2.13. Ведение учетных карточек по ценному имуществу офиса.
2.14. Ведение текущего учета поступления, распределения, списания канцелярских и иных товаров, приобретаемых для нужд офиса.
2.15. Анализ и рациональная организация потребления канцелярских товаров и других предметов, материалов, необходимых для обеспечения офиса, меры по экономному использованию средств компании.
2.16. Маркетинг в отношении всех приобретаемых для нужд офиса товаров и услуг.
2.17. Текущее взаимодействие с арендатором офисных помещений.
2.18. Оплата за телефонную мобильную связь.
2.19. Контроль за работой охраны.
2.20. Составление и защита ежемесячного бюджета по закупкам.
2.21. Планирование закупок и проведения ремонтных работ.
2.22. Организация архивов.
3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда, иные рациональные предложения.
3.2. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда).
3.3. Пользования утвержденными Генеральным директором Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами, регламентирующими работу офис-менеджера.
3.4. Информировать непосредственное руководство о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в работе.
3.5. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей структурных подразделений и др. сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Получать от руководства или должностных лиц Общества информацию, материально-технические и иные средства, необходимые для осуществления своих функциональных обязанностей.
3.7. Требовать от Руководителей подразделений информации по оформлению подписки на печатные издания
3.8. Требовать от любого сотрудника офиса заявку на направление курьера не позднее, чем за 24 часа до срока исполнения задания.
4. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
4.2. За не использование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.
4.3. За не соблюдение законодательства РФ, Инструкций, приказов, распоряжений, Правил и др. документов, регулирующих работу секретаря.
4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.
4.6. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы.
4.7. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.
4.8. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).
5. Взаимодействие с подразделениями (отделами), должностными лицами
5.1. Офис-менеджер взаимодействует со следующими функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами Компании:
- административный отдел;
- бухгалтерия;
- отдел логистики;
- отдел персонала.
С инструкцией ознакомлен, согласен, экземпляр на руки получил
