Н.С. Вдовенко
Какую роль в аттестации играет оценка сотрудником своих просчетов и достижений?
Какой может быть схема оценки руководителем своего работника?
Чтобы эффективно использовать собственные кадровые ресурсы, компании важно знать личностные и профессиональные возможности каждого сотрудника.
Для этого используется процедура аттестации. В компании "Аптека-Холдинг" сделали этот процесс максимально прозрачным для персонала, системным и технологичным. В статье рассказывается обо всех его этапах.
Прежде всего, важно знать, как сотрудник относится к своей работе и обязанностям: ему предлагается сформулировать свои цели и задачи на ближайшую перспективу, пути их достижения и реальные сроки реализации. Разработана специальная форма для оценки деятельности сотрудника (см. приложения). Кроме этого, сотрудник дает характеристику своему отделу, обозначает перспективы своего профессионального и карьерного развития.
На втором этапе аттестации руководитель подразделения, к которому причислен аттестуемый, проводит с ним беседу, дает письменную характеристику его деятельности, указывает сильные и слабые его стороны, оценивает своего сотрудника по разработанной схеме. Каждое качество работника подразделяется на пять градаций и оценивается по признаку "от лучшего к худшему". Например, по показателю "Умение контролировать работу" наивысшему оценочному баллу "5" соответствует утверждение: "Сотрудник способен держать под контролем массу дел и деталей, вовремя реагировать на любое отклонение".
В итоге руководитель подразделения делает заключение о соответствии сотрудника занимаемой должности. При этом выводы руководителя могут отличаться от итоговой оценки аттестационной комиссии.
После всех этих мероприятий на рассмотрение комиссии представляется профессиональный портрет каждого сотрудника. А получение конкретного цифрового выражения помогает проследить дальнейшую тенденцию его развития в компании.
Наконец, проводится собеседование по результатам аттестации, после которого комиссия совместно с руководителем аттестуемого отдела и выносит одно из решений: сотрудник должности соответствует; сотрудник должности соответствует не в полной мере; занимаемой должности не соответствует.
По мнению автора статьи, предложенная процедура аттестации достаточно объективна, так как учитывает мнение всех заинтересованных сторон, начиная от самого аттестуемого и заканчивая высшим руководством компании.
В итоге это дает возможность наиболее четко спрогнозировать дальнейшую работу с кадрами, определить подготовленность работника к выполнению своих должностных обязанностей.
Развитие компании ЗАО "Аптека-Холдинг" и стратегия ее деятельности, направленная на дальнейшее укрепление позиций на рынке, предопределили поиск новых методов работы с персоналом. В частности, в компании немало высокопрофессиональных сотрудников, но руководство ее не всегда могло оценить все их возможности. Это, в свою очередь, затрудняло горизонтальное или вертикальное продвижение работников; оставались невостребованными собственные кадровые ресурсы.
В компании проанализировали различные варианты решения этого вопроса и пришли к выводу, что наиболее объективную оценку всему персоналу можно дать только с помощью аттестации. При этом перед отделом по персоналу была поставлена задача сделать этот процесс максимально прозрачным, системным и технологичным.
Технология проведения аттестации
Аттестация персонала в ЗАО "Аптека-Холдинг" является плановым мероприятием и проводится не реже одного раза в год. Отдел по управлению персоналом информирует сотрудников компании о графике ее проведения за месяц. Учитывается и то обстоятельство, что аттестация является сильным стрессовым фактором для всех сотрудников. В связи с этим служба персонала предварительно разъясняет цели аттестации, дополнительно проводится подробная беседа с каждым руководителем аттестуемого подразделения, даются ответы на все интересующие их вопросы.
Самооценка персонала
Немаловажным моментом в оценке персонала является собственное отношение сотрудника к своей работе и обязанностям, поэтому на первом этапе аттестации ему предлагается сформулировать свое видение целей и задач работы. Есть специальная форма для оценки деятельности сотрудника АТ-1 (см. Приложение 1).
В этом оценочном листе сотруднику предлагается прокомментировать свои достижения за последний год и обозначить собственный план дальнейшего профессионального роста, четко определить ближайшие цели, пути их достижения и реальные сроки реализации. Сотрудник указывает основные трудности, с которыми ему пришлось столкнуться в процессе своей деятельности, начиная от проблем в профессиональной компетенции до вопросов взаимодействия с руководством и коллегами.
Далее работник оценивает свои сильные и слабые стороны, те качества, которые помогают ему совершенствоваться в профессиональной деятельности, высказывает свое мнение о проведении мероприятий: тренингов, курсов, семинаров, которые содействуют его развитию как профессионала. В заключении опросника сотрудник дает характеристику своему отделу, обозначает перспективы своего профессионального и карьерного развития в компании "Аптека-Холдинг".
Собеседование с руководителем
Руководитель подразделения, к которому причислен аттестуемый, должен провести с ним беседу и дать письменную характеристику его деятельности. Помимо профессиональных навыков руководитель оценивает умение подчиненного планировать свою работу, надежность, исполнительность, инициативность, способность к обучению, восприятию новой информации, умение применять ее на практике. Кроме того, руководитель также указывает, что2, по его мнению, является сильными и слабыми сторонами сотрудника. Высказывает свое мнение относительно того, соответствует сотрудник требованиям занимаемой им должности или его квалификационный уровень гораздо выше.
Четко сформулированы параметры оценки всех качественных показателей работы сотрудников. Это помогает руководителю выразить свое мнение по поводу каждого работника конкретно и объективно.
Далее в форме характеристики на сотрудника АТ-2 (см. Приложение 2), руководитель отдела оценивает своего сотрудника по предлагаемой схеме. В таблице формы АТ-2 указывается 10 наиболее важных для корпоративной культуры компании факторов (профессиональные качества, наличие причинно-следственных связей, лояльность, стрессоустойчивость и др.). Каждый оцениваемый фактор подразделяется на 5 градаций, и оценивается по признаку "от лучшего к худшему".
Например, по показателю "Умение контролировать работу" наивысшему оценочному баллу "5" соответствует утверждение: "Сотрудник способен держать под контролем массу дел и деталей, вовремя реагировать на любое отклонение"; баллу "4"- "Способен и умеет осуществлять правильный контроль за узловыми вопросами, но и мелочей старается не упускать из виду"; баллу "3" - "Обычно держит под контролем только основные вопросы, пренебрегая тем, что считает мелочью" и т. д.
Аналогично оцениваются все необходимые для каждого работника компании качества. Максимальной суммой набранных балов является 50, а условно минимальной - 20, т. к. сумма баллов, равная 10, скорее всего, нереальна.
В итоге руководитель подразделения делает заключение о соответствии сотрудника занимаемой им должности: при этом оценка его несколько отличается от итоговой оценки аттестационной комиссии по результатам аттестации.
Руководитель выбирает из пяти утверждений одно:
1. Перерос свою должность. Готов к назначению на вышестоящую должность.
2. Занимаемой должности соответствует. После дополнительного обучения будет способен к выполнению более ответственной работы.
3. Занимаемой должности соответствует. На данный момент карьерный рост не предвидится.
4. Занимаемой должности соответствует не в полной мере. Необходимо дополнительное обучение и отработка профессиональных навыков.
5. Занимаемой должности не соответствует, требуется немедленное увольнение.
Такой подход позволяет понять точку зрения руководителя о работе каждого сотрудника и исключить двусмысленные и размытые оценки.
Собеседование по результатам аттестации
Аттестационная комиссия создается согласно приказу директора компании. В ее состав в качестве обязательных членов обычно входят директор ЗАО "Аптека-Холдинг" (председатель комиссии), заместитель директора по персоналу и директор учебного центра компании.
Остальной состав комиссии формируется из руководителей тех подразделений, которые внутри компании участвуют в едином технологическом процессе совместно с аттестуемым отделом. Например, при аттестации персонала отдела поставок (закупок) в состав комиссии приглашаются директор региональной сети, управляющий московским сбытом, а также директора по маркетингу, поставкам и логистике.
Всем членам комиссии заранее раздаются материалы по аттестуемым сотрудникам, чтобы они смогли наметить круг вопросов, которые, по их мнению, необходимо задать аттестуемому. В целом же основные вопросы, задаваемые сотруднику на собеседовании, мало чем отличаются от описанных в форме АТ-1.
В ходе собеседования акцентируется внимание аттестуемого на трудностях в процессе взаимодействия со смежными отделами. Сотрудник же высказывает мнение о том, как можно, на его взгляд, устранить имеющиеся проблемы.
После собеседования комиссия совещается совместно с руководителем аттестуемого отдела и выносит одно из решений:
cотрудник должности соответствует;
cотрудник должности соответствует не в полной мере;
занимаемой должности не соответствует.
Комиссия высказывает свои пожелания о дальнейшем обучении сотрудника или о зачислении его в кадровый резерв. При этом члены комиссии не вправе изменить балльную оценку, изложенную в форме АТ-2, но могут дополнить ее своими комментариями и замечаниями.
Комиссия записывает итоговые решения в форму АТ-1, с которыми может ознакомиться и сам аттестуемый. Форма АТ-2, заполненная руководителем аттестуемого подразделения, сотруднику обычно не предъявляется.
Все материалы аттестации вкладываются в личное дело работника и могут быть востребованы для дальнейшей оценки и анализа результатов аттестации в динамике.
Предложенная процедура аттестации сотрудников компании достаточно объективна, так как позволяет проводить периодический мониторинг труда всех работников компании; она формализована по критерию оценок и учитывает мнение всех заинтересованных сторон, начиная от самого аттестуемого и заканчивая высшим руководством компании.
В итоге это дает возможность наиболее четко спрогнозировать дальнейшую работу с кадрами, определить подготовленность работника к выполнению своих должностных обязанностей, а также уровень его потенциальных возможностей для оценки перспектив роста.
Приложение 1
Форма для оценки деятельности руководителя аптечного склада АТ-1
(заполняется сотрудником)
Ф.И.О. аттестуемого сотрудника Иванова Вероника Петровна __________
Должность аттестуемого сотрудника Заведующая складом ______________
Подразделение Аптечный склад ______________________________________
Дата начала работы в компании 24.03.2000 __________________________
Дата назначения на должность 21.03.03 _____________________________
Уважаемый коллега!
В целях проведения заочной аттестации вам предлагается заполнить лист оценки вашей деятельности. Для использования формы в ходе оценки вашей работы заполните, пожалуйста, данную форму с вашим руководителем.
Заполнение данной формы позволит:
понять вашему руководителю вашу оценку собственной роли в осуществлении основных деловых функций, вклада в достижение целей ЗАО "Аптека-Холдинг", продвижения к намеченным ранее целям, решения основных задач вашей деятельности, основных проблем и трудностей, с которыми вам приходится сталкиваться в ходе профессиональной деятельности;
выявить направления профессионального развития и возможности повышения профессиональной компетентности.
Постарайтесь отвечать на вопросы максимально подробно. Пункты, помеченные как "заполняется руководителем", должны быть заполнены соответствующе.
1. Опишите ваши действительные функциональные обязанности. Ранжируйте их по приоритету (ключевая должна быть сначала).
1.1. Организация на аптечном складе, четко выполняется и соблюдается инструкция по адресному хранению. Принятие мер по итогам перманентной инвентаризации.
1.2. Организация сохранности товарно-материальных ценностей на аптечном складе. Проведение ежемесячных инвентаризаций.
1.3. Хранение товара на складе БС. Исключены ситуации попадания его на оперативный склад для торговли. 100-процентная сертификация лекарственных средств.
2. Сформулируйте основные цели и задачи вашей работы.
Организация работы аптечного склада как отдельно взятого подразделения - стабильного, без сбоев и вычетов. Четкое взаимодействие с водительским звеном по доставке товара, с бухгалтерией по приходу денег, по доставке чеков с менеджерами. Максимально быстрое получение товара из ГО и оприходование его в базу материального учета.
3. Напишите по первым пяти пунктам ваши критерии хорошо выполненной работы.
3.1. Организация адресного хранения.
3.2. Проведение ежемесячной инвентаризации.
3.3. 100-процентная сертификация лекарственных средств.
3.4. Организация приемки товара.
3.5. Разбор вычеркиваний.
4. По первым пяти пунктам ваших приоритетных функциональных обязанностей опишите, что у вас получается хорошо, и кратко прокомментируйте свою оценку.
Адресное хранение в филиале организовано с момента открытия аптечного склада. Это облегчает работу в целом, увеличивает скорость при сборке заявки, делает более легким проведение инвентаризации. Инвентаризации всегда проходят четко, максимальная пересортица на момент инвентаризации - 5 позиций.
5. Каким бы вы хотели видеть идеальный аптечный склад в вашем филиале?
Про аптечный склад могу сказать, что он у нас и сегодня уже идеальный. Мы пришли командой в марте 2000 г. с желанием сделать что-то новое, прогрессивное и необыкновенное. Все были настроены на успех, поэтому и внедрили новое. Сейчас адресное хранение позволило ускорить сборку в 2 раза, найти нужный товар в любое время. Компьютерная база соответствует фактическому наличию товара на складе, поэтому инвентаризации проходят без недостачи. Приемка товара организована таким образом, что товар из ГО принимается в течение одного дня. Приемные акты с уже указанными местами позволяют быстро и правильно расставить товар на аптечном складе. Товар, серии которого были просертифицированы ранее, сразу заносится в базу материального учета, вторая половина товара отправляется на сертификацию. Таким образом получается, что товар на каждой неделе вводится 2 раза. У клиентов возникло ощущение обновления ассортимента товара 2 раза в неделю.
6. Опишите основные трудности и проблемы, с которыми вам приходилось сталкиваться в ходе своей профессиональной деятельности.
Самое трудное для меня как для молодого руководителя - это управление коллективом. Хотя он и стабильный, текучести кадров у нас нет, но они привыкли к другому типу руководителя. Я другая, более строгая, требовательная к четкому выполнению сотрудниками как минимум своих должностных обязанностей.
7. Что, с вашей точки зрения, могло бы улучшить вашу работу?
Если бы руководство смогло привлечь зарплатой на работу фармацевтов, это бы качественно улучшило нашу совместную работу, повысило престиж "Аптека-Холдинг", т. к. компанию хорошо знают в регионе. Территориальный центр по сертификации и фармкомитет хорошо отзываются о нашей работе.
8. Что привлекает вас в работе в компании "Аптека-Холдинг"?В работе меня привлекает надежность компании "Аптека-Холдинг", предоставление социальных гарантий, стабильный коллектив, организация работы в целом.
9. Укажите ваши сильные и слабые стороны, проявившиеся в ходе вашей профессиональной деятельности.
10. Какие мероприятия, по вашему мнению, могут способствовать развитию ваших сильных сторон?
Закончить институт, иметь рядом с собой наставников.
11. Оцените указанные факторы от 1 до 10 по степени важности для вас
(1 - минимальное значение, 10 - максимальное, значения НЕ ДОЛЖНЫ повторяться).
№
Сильные стороны
Слабые стороны
1
Доскональное изучение всех вопросов
2
Требовательность к выполнению всех обязанностей сотрудников
12. Оцените указанные факторы от 1 до 10 по степени важности для вас
(1 - минимальное значение, 10 - максимальное, значения МОГУТ повторяться).
Ф.И.О. сотрудника Иванова Вероника Петровна Подпись ________________________
Дата заполнения формы "22" декабря 2003 г.
Следующие пункты заполняются руководителем подразделения по результатам собеседования с сотрудником.
13. Мнение руководителя о соответствии сотрудника занимаемой должности.
14. Комментарий руководителя, его предложения по дальнейшему использованию сотрудника.
Должна совершенствоваться дальше как специалист, как провизор, как организатор согласно занимаемой должности. Может быть использована для обучения других заведующих складов. В целом склад может быть учебной базой по складскому хозяйству в системе филиалов ЗАО "Аптека-Холдинг".
Ф.И.О. руководителя сотрудника Кривоногова С.А. Подпись_________________________
Дата проведения аттестационного собеседования "_____" ________________200___г.
Следующие пункты заполняются секретарем аттестационной комиссии по результатам заседания комиссии.
15. Решение аттестационной комиссии о соответствии сотрудника занимаемой должности.
Приложение 2
Характеристика на руководителя аптечного склада АТ-2
(заполняется руководителем, информация конфиденциальна)
Ф.И.О. аттестуемого сотрудника Иванова Вероника Петровна ____________
Образование: среднее специальное фармацевтическое, незаконченное высшее фармацевтическое(третий курс) ______
Должность аттестуемого сотрудника заведующая складом ____________
Подразделение Аптечный склад ________________
Дата начала работы в компании 24.03.00 __________________
Дата назначения на должность 21.03.03 _________________
Руководитель (Ф.И.О., должность) Павловская Мария Филипповна, директор _____________
Инструкция для руководителя
1. Опишите деятельность аттестуемого сотрудника с учетом таких факторов, как количество и качество работы (по приоритетным функциональным обязанностям), умение планировать работу, способность к обучению и применению знаний на практике.
__Иванова Вероника Петровна__ работает в компании "Аптека-Холдинг" с момента ее открытия в марте 2000 г. Сначала в должности сборщика, затем старшей смены, зам. зав. складом, а с марта 2003 г. назначена на должность заведующей складом. Имеет диплом с отличием об окончании фармацевтического колледжа, сейчас является студенткой 3-го курса Медицинской академии. Обучаемая ориентируется во всех вопросах по организации работы на аптечном складе. На данном этапе учится максимально правильно планировать свою деятельность и управлять коллективом.
2. Оцените сотрудника по предлагаемой таблице. Каждая характерная черта оценивается семью высказываниями по признаку "от лучшего к худшему". Отметьте соответствующее высказывание.
---------------------
