Н.Н. Карпова
Как связать квалификацию сотрудника и уровень его заработной платы?
Как повысить объективность оценки персонала на каждом из этапов аттестации?
Как использовать результаты аттестации?
Автором предлагается ясно структурированное описание аттестационной процедуры, используемой в компании, занимающейся бизнесом в области технологий связи и сервиса: от постановки задач, создания условий и организации аттестационной комиссии до получения результатов и их анализа. Процедура вводилась в компании для сопровождения новой системы оплаты труда, основанной на тарифной разрядной сетке должностей. Необходимо было определить разряд каждого сотрудника по занимаемой должности в соответствии с его профессиональными и личностными качествами.
Автором даются четкие рекомендации по количественному и качественному составу аттестационной комиссии, в зависимости от количества персонала в компании, а также по оптимальным срокам проведения процедуры.
На этапе подготовки аттестации издается приказ о ее проведении, составляются списки сотрудников, подлежащих аттестации, утверждается график ее проведения. Пакет документов, необходимый для данного этапа, включает опросный лист аттестуемого и анкету "Аттестация", заполняемую как непосредственным руководителем, так и аттестуемым сотрудником. Анкета состоит из двух частей. Первая часть одинакова для всех должностей, результаты по ней подсчитываются в баллах, выставленных по 7-балльной шкале личностным и деловым качествам сотрудника. Содержание второй части основано на должностных инструкциях. Обязанности, выполняемые сотрудником, оцениваются по 5-балльной шкале. На основании общей суммы баллов по анкете определяется разряд сотрудника по должности. Образцы документов приведены в приложениях к статье, они раздаются и заполняются за месяц до дня проведения аттестации.
При проведении основной процедуры аттестации комиссия выслушивает выступления сотрудника и его непосредственного руководителя о достигнутых результатах в работе. И, учитывая в том числе данные анкеты "Аттестация", по итогам оценочной процедуры сотруднику дается одна из следующих оценок:
соответствует занимаемой должности и должностному разряду;
соответствует занимаемой должности, но не соответствует должностному разряду, аттестационная комиссия рекомендует перевод на другой должностной разряд;
не соответствует занимаемой должности и должностному разряду.
Результаты аттестации заносятся в аттестационную карту и в протокол заседания аттестационной комиссии. С аттестационной картой сотрудник знакомится под расписку, ее образец также приведен в приложении к статье.
В общепринятом понимании аттестация - это процедура соответствия сотрудников своей должности. Проведение ее можно рассматривать с двух точек зрения: с позиции руководства и с позиции самого сотрудника. То есть, с одной стороны, аттестация осуществляется для того, чтобы руководство определило соответствие своих сотрудников занимаемым рабочим местам (результаты такой аттестации влияют на оплату труда и статус работника в компании), а с другой - для того, чтобы получить обратную связь от сотрудника для планирования его индивидуального развития, карьеры и обучения (результаты такой аттестации приводят к изменениям финансового и карьерного положения работника).
Перед менеджером по персоналу компании "СЭМПЛ" было поставлено две задачи:
Для введения новой системы оплаты труда, основанной на тарифной разрядной сетке для каждой должности, необходимо было определить разряд сотрудника по занимаемой должности в соответствии с его профессиональными и личностными качествами (в этом проявило заинтересованность руководство).
Получение обратной связи от сотрудника для планирования программ обучения, карьерных прогнозов, установления слабых мест в организации труда, производственных взаимосвязях работников (в этом был заинтересован персонал).
Взаимодействие этих двух задач при организации и проведении аттестации и определило методику, изложенную в статье. Ее специфика заключается в том, что предлагается процедура аттестации, состоящая из трех последовательных этапов, на каждом из которых учитываются ключевые и наиболее важные факторы оценки персонала.
Условия аттестации
Аттестации подлежат все сотрудники, проработавшие в компании не менее 6 месяцев. При этом аттестация проводится не чаще одного раза в год, но не реже одного раза в два года. Как бы ни была важна она с точки зрения руководства (чаще всего) или персонала как возможность заявить о своих профессиональных возможностях (реже), нельзя забывать, что аттестация - это субъективная оценка руководством своего персонала. Руководитель невольно (и естественно) при проведении аттестации больше симпатии проявляет к единомышленникам.
Можно выделить три этапа аттестации:
создание аттестационной комиссии;
(подготовка) аттестации;
проведение аттестации.
Задача повышения объективности оценки касается всех перечисленных этапов. Рассмотрим, как эти важные этапы аттестации были реализованы в компании.
Создание аттестационной комиссии
Задачей аттестационной комиссии является вынесение решения о том, аттестован или не аттестован сотрудник. Основанием для этого служат результаты собеседования во время проведения аттестации и анкетирования, проводимого на этапе подготовки к аттестации.
При создании аттестационной комиссии необходимо учитывать количественный, кадровый состав предприятия, его структуру. Например, на предприятии есть четыре службы: коммерческая, техническая, административная и бухгалтерия, причем коммерческая служба делится на несколько департаментов. По количественному составу примерно одинаковые - коммерческая и техническая службы (по 25-30 человек), меньше в административной и бухгалтерской службах (15 человек).
Количество дней для проведения аттестации определяется числом аттестуемых и количеством структурных подразделений. Например, если предположить, что на каждого аттестуемого будет отведено 15 минут, то аттестационной комиссии потребуется как минимум 6 часов 25 минут работы, чтобы аттестовать 25 человек за один день. Желательно также, чтобы сотрудники одного подразделения аттестовались у одной комиссии, т. к. состав ее напрямую зависит от аттестуемого подразделения. Аттестация проводится непосредственно по рабочим дням, и в указанное время аттестуемый персонал не работает.
Для проведения аттестации необходимо выделить 3 дня, необязательно последовательных, возможно - частично занятых аттестацией, так чтобы не нарушался производственный процесс. С точки зрения объективности оценки более правильное решение - создать три аттестационные комиссии, такие, чтобы представители одной службы аттестовали бы другую службу, или в рамках коммерческой службы представители одного департамента аттестовали бы другой департамент.
Например, аттестационная комиссия для аттестации сотрудников технической службы имеет следующий состав:
директор (председатель);
менеджер по персоналу (секретарь);
начальник коммерческой службы;
главный бухгалтер;
представитель не технической службы, непосредственно по своим должностным обязанностям связанный с технической службой (это может быть инженер-проектировщик или менеджер, кладовщик и т. п.).
Для оценки профессиональных качеств сотрудников желательно приглашать для работы в аттестационной комиссии соответствующих специалистов с правом совещательного голоса. Это усиливает объективность, увеличивает доверие сотрудников к самой комиссии. Решение об аттестации сотрудника решается открытым голосованием членами аттестационной комиссии, совещательный голос специалиста учитывается только в том случае, когда члены комиссии не приходят к единому мнению. К примеру, если из 5 членов комиссии двое считают, что сотрудника следует аттестовать, а двое других - однозначно против аттестации и еще один - воздержался, тогда учитывается совещательный голос специалиста. Кроме того, приглашенный специалист во время проведения аттестации может задавать аттестуемому вопросы, касающиеся профессиональной деятельности, а затем высказать свое мнение о его профессиональных качествах.
Таким образом, сотрудники, вошедшие в состав аттестационной комиссии и не являющиеся непосредственными руководителями аттестуемых, приемлемы как для руководства, так и для персонала.
Подготовка аттестации
Для проведения аттестации издается приказ о ее проведении, формируются аттестационные комиссии по профессиональным направлениям, подготавливаются необходимые документы для аттестационной комиссии, составляются списки сотрудников, подлежащих аттестации, утверждается график ее проведения. На этом этапе важно дать предварительную, как можно более объективную личностную и профессиональную оценку аттестуемому. Для этого разрабатывается пакет документов, включающий:
опросный лист аттестуемого (см. Приложение 1);
анкету "Аттестация" (см. Приложение 2), один экземпляр которой заполняется непосредственным руководителем, а другой - самим аттестуемым сотрудником.
Эти документы раздаются для заполнения за месяц до дня проведения аттестации. Рассмотрим их.
Опросный лист позволяет аттестуемому сотруднику высказать свое мнение о целесообразности углубления и расширения своих знаний, возможности получения специализации, удовлетворенности своей работой, высказать замечания о различных сторонах деятельности компании.
Анкета "Аттестация" предназначена для того, чтобы оценить личностные, деловые и профессиональные качества сотрудника. Она заполняется непосредственным руководителем и самим сотрудником. Смысл ее заполнения - в выставлении баллов по категориям, в результате получаем интегрированную оценку, выраженную в баллах. Эта оценка учитывает мнение как самого сотрудника о своих личностных, деловых и профессиональных качествах, так и его непосредственного руководителя. В связи с этим менеджеру по персоналу следует обратить внимание на то, что:
если интегрированная оценка значительно ниже средней, т. е. как руководитель сотрудника, так и сам себя сотрудник оценивают очень низко, значит, на аттестации надо проверить, с чем это связано;
если интегрированная оценка значительно выше средней, т. е. как руководитель сотрудника, так и сам себя сотрудник оценивают очень высоко, на аттестации тоже это надо проверить.
Анкета состоит из двух частей. Первая часть является общей для всех аттестуемых должностей и включает оценку личностных и деловых качеств по следующим категориям:
самостоятельность;
настойчивость;
умение отстаивать свою точку зрения;
умение разбираться в вопросах;
умение координировать и взаимодействовать;
умение контролировать работу;
поведение в напряженной ситуации;
отношение к работе;
отношение к критике;
порядочность и честность;
рабочего времени;
опытность;
соответствие занимаемой должности.
Эта часть анкеты является одинаковой для всех должностей. Аттестуемый в ней оценивается по 7-балльной шкале. Баллы распределяются по каждой категории так: 7 баллов, если признак наиболее выражен, т. е. отмечен пункт 1 категории, 6 баллов - отмечен пункт 2, 5 баллов - отмечен пункт 3 и т. д. 1 балл назначается, если признак категории наименее выражен, т. е. выделен пункт 7.
Например, по категории "Самостоятельность": если в анкете галочкой отмечена строка 1.1 ("В сфере своей ответственности принимает решения по вопросам любой сложности, самостоятельно и компетентно"), то аттестуемый по этой категории получает 7 баллов; если отмечена строка 1.2 (" Любые вопросы, касающиеся его работы, старается решить самостоятельно, но не боится обратиться за советом"), то аттестуемый по этой категории получает 6 баллов, и т. п. Наконец, за последнюю отмеченную строку 1.7 ("Всегда ждет указаний от руководителя, избегает самостоятельных решений") аттестуемый по этой категории получает 1 балл. Таким образом, максимальное количество суммарных баллов по этой части анкеты составляет 98, а минимальное - 14.
Содержание второй части анкеты меняется исходя из должности аттестуемого сотрудника. Категории (функции) в зависимости от служебных обязанностей взяты из должностных инструкций, для всех должностей выделено 15 индивидуальных категорий, каждая из которых оценивается по 5-балльной шкале. Максимальное количество баллов по этой части анкеты составляет 75, минимальное - 15 баллов.
Общая максимальная сумма по анкете "Аттестация", заполненная и руководителем подразделения, и аттестуемым сотрудником, составляет 346 баллов, а минимальная - 58 баллов.
На предприятии разработана тарифная разрядная сетка для всех должностей: от уборщицы до генерального директора, для каждой должности существуют минимальный и максимальный разряды, например, ночной сторож - от 1 до 6, менеджер по персоналу - от 6 до 11, инженер - от 7 до 12, мастер - с 8 по 13 разряд и т. д. Каждая должность варьируется в пределах 6 разрядов. Получается следующее соответствие аттестационных баллов должностному разряду:
58 баллов и ниже - наименьший разряд по должности;
от 59 до 115 баллов - следующий разряд;
от 116 до 173 баллов - следующий разряд;
от 174 до 231 балла - следующий разряд;
от 232 до 289 баллов - следующий разряд;
от 290 до 346 баллов - наивысший разряд по должности.
Таким образом, аттестационный балл включает в себя самооценку аттестуемого сотрудника и оценку его непосредственного руководителя. На основании суммы баллов определяется разряд сотрудника по должности. Присвоение разряда связано с введением на предприятии новой системы оплаты труда. Для сотрудника это означает, что чем выше разряд, тем выше его зарплата.
Не позднее чем за две недели до начала проведения аттестации в аттестационную комиссию представляются документы на аттестуемого сотрудника: опросный лист (заполняется аттестуемым); аттестационная карта (заполняется менеджером по персоналу); анкета "Аттестация" (один экземпляр заполняется непосредственным руководителем, а другой - аттестуемым сотрудником).
Аттестационная карта (см. Приложение 3) заполняется менеджером по персоналу, который вносит данные об образовании, стаже работы, повышении квалификации, поощрениях, взысканиях, указывает аттестационный балл аттестуемого и его соответствие разряду по должности.
Менеджер по персоналу не менее чем за неделю до начала аттестации должен ознакомить каждого сотрудника с анкетой "Аттестация", заполненной непосредственным руководителем и с аттестационной картой.
Проведение аттестации
Аттестационная комиссия обязана ознакомиться с пакетом документов аттестуемого до начала аттестации. Аттестация проводится в присутствии аттестуемого. Аттестационная комиссия принимает во внимание выступления сотрудника и его непосредственного руководителя. После рассмотрения представленных сведений о служебной деятельности работника за предшествующий период комиссия, в случае заявления сотрудника о несогласии с представленным отзывом, вправе перенести аттестацию на очередное заседание комиссии. Это способствует достижению большей объективности аттестации. Служебная деятельность сотрудника оценивается на основании его соответствия квалификационным требованиям занимаемой должности, должностной инструкции, а также исходя из оценки качества выполняемой им работы и ее результативности.
По итогам аттестации сотруднику дается одна из следующих оценок:
соответствует занимаемой должности и должностному разряду;
соответствует занимаемой должности, но не соответствует должностному разряду; аттестационная комиссия рекомендует перевод на другой должностной разряд;
не соответствует занимаемой должности и должностному разряду.
Результаты аттестации заносятся в аттестационную карту и в протокол заседания аттестационной комиссии, который подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании. С аттестационной картой сотрудник знакомится под расписку. Другие документы по результатам аттестации не оформляются. Протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационная карта, опросный лист аттестуемого, анкета "Аттестация" хранятся в личном деле сотрудника.
Таким образом, изложенная методика организации и проведения аттестации позволяет:
на каждом этапе объективно подходить к оценке сотрудников;
определить уровень их профессиональной подготовки, соответствие занимаемой должности и установить разряд по тарифной сетке, действующей в компании.
Приложение 1
Опросный лист аттестуемого сотрудника
1. Фамилия, имя, отчество _______________________________________________________________________
2. Год рождения и число _________________________________________________________________________
3. Должность ____________________________________________________________________________________
4. Семейное положение____________________________________________________________________________
5. Стаж работы в данной должности _______________________________________________________________
6. Какие знания и в какой области вы хотели бы углубить и расширить? ____________________________
7. Какую специализацию по профессии и какие методы вы хотели бы изучить? ________________________
8. Где бы вы соответственно вашим способностям и интересам хотели поработать? ___________________
9. Удовлетворены ли вы своей работой, если "нет", то что вам мешает? ____________________________
10. Ваши замечания и предложения по кадровой, организационной и технической жизни компании_______
"___" _______________200__г. Аттестуемый _________________
Приложение 2
Анкета "Аттестация"
Фамилия, имя, отчество аттестуемого _______________________________________________________
Должность _________________________________________________________________________________
1. Общая часть
Из 7 высказываний по каждой категории выберите только одно.
2. Выполнение сотрудником основных функций, определенных должностной инструкцией(по должности менеджер по продажам)Оцените каждую функцию по 5-балльной шкале, где 5 - максимальная оценка, а 1 - минимальная.
Приложение 3
Аттестационная карта
1. Ф.И.О. аттестуемого сотрудника Тронина Любовь Павловна
2. Подразделение "Связь"
3. Должность на момент аттестации менеджер по продажам
4. Год рождения 1969
5. Семейное положение замужем
6. Учебное заведение (название, годы обучения, специальность, форма обучения)
Ленинградский электротехнический институт им. В.И. Ульянова (Ленина), 1986 -1991 гг., специальность - "инженер-конструктор"
7. Общий стаж работы на предприятии: 3 года 4 месяца с 25.08.98 г.
8. Стаж работы по аттестуемой должности с 24.07.01 г.
9. Учился (учится) на курсах повышения квалификации (место и время прохождения), участвовал в конференциях, семинарах:
1998 г. - стажировка в компании "Motorola" (Ирландия);
29.05. - 03.06. 2000 г. - г. Москва, компания АйТи, курс "СКС", сертификат инженера по СКС;
24 - 25.10. 2001 г. - Международный центр научной и технической информации - 3-й Международный форум "Профессиональная мобильная радиосвязь", г. Москва, семинар
10. Награды (поощрения) за период аттестации:
объявлена благодарность по итогам работы за 2000 г.;
объявлена благодарность по итогам работы за 2001 г.;
выдана премия 06.12.01 г.
11. Взыскания за период аттестации: нет.
12. Аттестационный балл, определенный по анкетам "Аттестация", заполненным непосредственным руководителем и самим аттестуемым сотрудником, и его соответствие должностному разряду:
291 баллов, соответствующих 12 разряду менеджера по продажам
13. Замечания и предложения, высказанные членами аттестационной комиссии ____________________
14. Замечания и предложения, высказанные аттестуемым сотрудником
в "Опросном листе аттестуемого сотрудника" указано следующее: "Удовлетворена вполне";
во время проведения аттестации:____________________________________________________________________________________
15. Оценка деятельности аттестуемого сотрудника по результатам голосования
Присутствовало ________ членов аттестационной комиссии
Количество голосов "за" ____________________ "против" _______________________
Рекомендации аттестационной комиссии (с указанием мотивов, по которым они даются)
Председатель аттестационной комиссии ____________________
Секретарь аттестационной комиссии _______________________
Члены аттестационной комиссии ___________________________
---------------------
