Динамично развиваются все элементы отечественной логистики, но наиболее показательный рост демонстрирует складская отрасль: в черте крупных городов вырастают все новые и новые складские терминалы, склады временного хранения, распределительные центры. По оценкам экспертов, высокая динамика предложения на рынке складов в московском регионе сохранится в 2005–2008 гг. По предварительным оценкам, только в течение 2004 и 2005 гг. было введено в эксплуатацию до 430 тыс. м² складских площадей разного класса, а в течение последующих двух лет отдельные компании планируют ввести в эксплуатацию до миллиона квадратных метров подобных площадей. Крупные складские комплексы строят в Ленинградской области, а также в черте крупных городов федерального значения.

Увеличение предложения неизбежно приводит к обострению конкуренции в данном секторе рынка и, как следствие, к необходимости повышения эффективности функционирования складов и расширения спектра складских услуг с целью получить конкурентное преимущество. Наиболее типичным с точки зрения мировой практики решением первой из этих задач является оснащение складского хозяйства современной системой управления складом – WMS (Warehouse Management System).

Что такое WMS?

В общем смысле под WMS понимается аппаратно-программный комплекс, позволяющий эффективно управлять размещением и перемещениями товаров на складе. Кроме того, за этой аббревиатурой зачастую скрывается также и технология выполнения складских операций, включая работу со штрих-кодами и радиочастотными идентификаторами (RFID). И если поддержка штрих-кодов для подобных систем давно рассматривается как естественная и необходимая их функция, то работа со стандартами RFID на сегодняшний день также перестает восприниматься как экзотика.

Большинство разработчиков подобных систем либо уже включили поддержку этой технологии в текущие версии своих продуктов, либо анонсировали ее на ближайшую перспективу.

На сегодняшний день, по оценкам российских компаний, специализирующихся на внедрении подобных систем, в мире существует примерно 300 WMS, из которых на российском рынке представлено не более двенадцати. Чисто российские разработки и вовсе можно пересчитать по пальцам – их не более десяти.

Следует различать функционирующие на многих складских комплексах складские учетные системы и WMS. Кардинальное различие между ними в том, что WMS помимо чисто учетной функции выполняет и активную роль, анализируя все задачи, стоящие в очереди на выполнение, и выдавая сигнал складскому персоналу о необходимости выполнить наиболее приоритетную задачу. В частности, WMS-система должна обеспечивать оптимизацию маршрутов движения погрузочно-транспортного оборудования, а также формировать задания для персонала с учетом его оптимальной загрузки. Иными словами, правильно настроенная WMS сама должна давать складскому персоналу задания – кому, что и когда нужно сделать, где и какой товар разместить, в какой последовательности производить сбор и отгрузку заказов. При этом должны учитываться и ограничения по срокам годности, по весу, по совместимости отдельных товарных позиций и т. п.

Еще одной важной функцией WMS является биллинг, т. е. автоматизированный расчет стоимости (себестоимости) хранения, основанный на текущем учете загрузки ячеек. Эта функция особенно актуальна для компаний, предоставляющих услуги временного хранения товаров сторонним грузовладельцам. Кроме того, с помощью этой функции можно подсчитать стоимость оказанных грузовладельцам услуг по обработке товаров (механизированная и ручная погрузка-разгрузка, обмотка стретч-пленкой, дозаморозка и т. п.).

Очевидно, что без грамотно разработанной бизнес-модели функционирования склада станет невозможной эксплуатация подобного аппаратно-программного комплекса. И поскольку бизнес-модель разрабатывается, естественно, на основе глубокого анализа специфики процессов деятельности предприятия, WMS должна обладать достаточной гибкостью в настройке, чтобы максимально учитывать специфику процессов. Речь идет о западных и отечественных системах, предлагаемых на рынке подобных решений, поскольку понятно, что «самописная» система изначально создается адаптированной под бизнес-модель предприятия.

Существование более или менее единого подхода к организации хранения на распределительных складах (наличие четырехкоординатной системы с проходами, стеллажами, полками и местами, зоны приемки, отгрузки, комплектации, стандартные размеры поддонов, конечное число стандартов штрихового кодирования) наводит на мысль о принципиальной возможности адаптации любой универсальной WMS-системы к бизнес-модели конкретного склада. А поскольку сам подход позаимствован у Запада, идея об адаптации именно западной системы приходит в первую очередь; вместе с тем возникает вопрос об экономической целесообразности и оценке эффективности внедрения.

Оценка затрат на внедрение WMS

Условную классификацию WMS-систем на малые, средние и большие можно провести по признаку стоимости одного рабочего места пользователя. Предлагаемые на сегодняшний день системы имеют достаточно большой разброс по стоимости: от 300 USD (отечественные программные пакеты) до 5 тыс. USD (дорогие западные системы) за одно рабочее место. Обычной практикой является сравнение WMS не по стоимости одного рабочего места (она зачастую не является объективным показателем), а по затратам на внедрение в целом, которые складываются из следующих величин:

• затраты на анализ и оценку предлагаемых решений;

• стоимость приобретаемых лицензий на программное обеспечение (ПО), которая зависит от числа пользователей и функционального состава системы;

• стоимость дополнительно приобретаемого аппаратного обеспечения (рабочие станции, серверы, лицензии на операционные системы и вспомогательное программное обеспечение);

• стоимость дополнительно приобретаемого складского оборудования (сканеры штрих-кода, термопринтеры, ВЧ-считыватели, ВЧ-метки и т. п.);

• затраты на внешний консалтинг (проведение обследования, разработка технического проекта, доводка системы под бизнес-процессы заказчика, настройка и пилотное тестирование системы, обучение пользователей, поддержка в проведении тестовой и промышленной эксплуатации);

• затраты на внутренний консалтинг (оплата труда и материальное стимулирование сотрудников рабочей группы);

• затраты на интеграцию WMS с существующими программными продуктами (с ERP-системой, с ПО поставщиков товара, с которыми ведется обмен данными в режиме он-лайн).

При подсчете суммы совокупных затрат и принятии решения о внедрении следует помнить о следующих правилах, которые являются результатом обобщения практики внедрения систем управления консультантами.

Правило первое. Соотношение стоимости приобретаемых лицензий на ПО и затрат на внешний консалтинг для систем среднего класса можно примерно оценить как 1 к 1,5...2 для систем среднего (по стоимости) класса.

Правило второе. В большинстве случаев первоначально запланированный бюджет проекта по факту превышается на величину до 15%. Это может быть связано с неправильной оценкой сроков внедрения, выявлением в ходе тестовой эксплуатации дополнительных требований к функциональности системы, инертностью персонала при переходе на новую систему. Внедряя подобную систему впервые, правильно оцените риски и учтите их в бюджете проекта.

Правило третье. Нельзя пренебрегать зависимостью успешности внедрения от подготовленности и уровня мотивации в рабочей группе, создаваемой в рамках проекта. Хорошо подготовленная и мотивированная рабочая группа – не только залог успешного внедрения, но и основа дальнейшего правильного функционирования системы на предприятии. По этой причине необходимо включить в бюджет проекта затраты на поощрение собственных сотрудников, входящих в состав рабочей группы.

Правило четвертое. Приобретая универсальную систему, придется смириться с мыслью о том, что часть приобретенной функциональности вы никогда не будете использовать.

Правило пятое. Средний срок внедрения систем среднего по стоимости класса с учетом адаптации под бизнес-модель предприятия составляет 4...5 месяцев. Если поставщик решения предложит более короткие сроки внедрения, для этого должны быть веские основания (допустим, подобное решение уже было внедрено на предприятии со схожей бизнес-моделью, что представляет собой уже своего рода тиражирование продукта).

Правило шестое. Цена и самой системы, и услуг по ее внедрению является предметом переговоров. Это неотъемлемая часть того, что поставщики подобных продуктов называют «индивидуальным подходом к клиенту».

Для внесения ясности в порядок цифр рассмотрим следующий пример. Пусть в наличии имеется склад площадью 2000 м² с числом ячеек 4000, количеством номенклатурных единиц в товарном перечне 1500 и численностью персонала 50 человек, 8 из которых являются пользователями системы. Состав рабочей группы – 3 сотрудника. Средняя месячная заработная плата одного сотрудника – 1200 USD.

Затраты на подготовку внедрения и четырехмесячное внедрение могут выглядеть следующим образом.

Анализ коммерческих предложений 1200 USD.

Приобретение лицензий на ПО 32 000 USD.

Внешний консалтинг 60 000 USD.

Внутренний консалтинг 1200 USD x 3 x 4 = 14 400 USD.

Итого 107 600 USD.

Полученная сумма не включает затраты на приобретение новой вычислительной техники, модернизацию сети и сервера, которые могут очень сильно варьироваться в зависимости от текущего уровня оснащенности предприятия. Как правило, стоимость сервера для клиент-серверного предложения WMS, рассчитанная на обслуживание склада с вышеприведенными параметрами, составит 4...6 тыс. USD, стоимость рабочей станции – 700...900 USD. Дополнительное оснащение персонала 4...5 терминалами сбора данных, дающими возможность работы со штрих-кодами, обойдется предприятию еще в 4000 USD. Суммарная величина затрат позволяет сделать вывод о применимости рассматриваемого решения только к достаточно большому складу с богатым ассортиментом товаров, каковым по сути и является склад, рассмотренный в качестве примера.

Консультанты-практики оценивают порог применимости по меньшей мере 1000 паллето-мест, минимум 100 наименований номенклатуры и 5 работников на складе в одной смене. Естественно, что в каждом конкретном случае для принятия решения оцениваются индивидуальные особенности логистической модели предприятия и физические характеристики склада.

Экономический эффект от внедрения WMS

Для оценки эффективности вложений в проект внедрения WMS (как и для любых других ИТ-инвестиций) чаще всего используют показатели возврата инвестиций (ROI – return of investments) и совокупной стоимости владения (TCO – total cost of ownership).

Практика внедрения и эксплуатации WMS в России показывает, что срок окупаемости подобных вложений не превышает 1,5...2 года. Кроме того, на этапе выбора системы может быть использован показатель анализа выгодности затрат CBA (Cost Benefits Analysis), который основывается на сравнении двух альтернативных вариантов – работа склада с использованием системы и без нее.

Практический анализ результатов успешных внедрений WMS указывает на достижение следующих количественных показателей:

• сокращение времени, затрачиваемого на приемку/ комплектацию/ отгрузку заказов, в 1,5...2 раза;

• увеличение точности выполнения заказов до 99%;

• сокращение численности персонала в 2...2,5 раза;

• значительное снижение потерь, связанных со сроком годности или условиями хранения;

• увеличение ассортимента товара за счет повышения точности работы;

• возможность управления складом на 4000...10 000 паллето-мест одним или двумя операторами;

• значительное сокращение издержек, связанных с простоями, ввиду сокращения продолжительности последних до минимума;

• сокращение времени на подготовку складского персонала.

Нельзя не принимать во внимание и изменение качественных показателей, заключающееся в повышении общего уровня квалификации персонала, улучшении дисциплины, организованности и общей психологической атмосферы.

Сложно переоценить удобства от практического использования аналитического блока WMS для целей оперативного управления складом. Все без исключения системы имеют набор стандартных отчетов:

• отчет по наличию товаров по местам хранения;

• отчет по числу различных типов операций, выполненных за указанный период времени;

• отчет по оборачиваемости отдельных ячеек;

• отчет по оборачиваемости отдельных товарных позиций;

• отчет по незавершенным заказам и т. п.

Возможность практически моментально получать подобные отчеты позволяет оперативно принимать управленческие решения и сделать управление в целом более эффективным.

Успешные проекты внедрения WMS

В настоящее время в России известно несколько десятков успешных проектов внедрения, выполненных в основном для распределительных центров крупных розничных сетей либо распределительных складов (терминалов) крупных торгово-промышленных групп. Это, как правило, лидеры в своей отрасли и в целом высокоэффективные предприятия. Несколько десятков в масштабах такой страны, как Россия, – это, естественно, не так много. На отечественном рынке уже сейчас происходит ожесточенная борьба за клиента. В нее вовлечены и небольшие отечественные фирмы-разработчики, и крупные отечественные производители ПО, и крупные зарубежные создатели специализированного ПО. Померяться силами решили даже такие гиганты, как Microsoft, Oracle и SAP. Решения, предлагаемые ими, на наш взгляд, являются более привлекательными для автоматизации «с нуля», поскольку это не просто WMS, а WMS, интегрированные в ERP-системы. Это позволяет избежать затрат, связанных с интеграцией ПО разных производителей, и повысить эффективность внедрения в целом.

Очевидны и другие преимущества интегрированных WMS:

• немедленное отражение складских операций в учетных регистрах более высокого уровня – на счетах бухгалтерского, управленческого и международного учета и, как следствие, возможность быстро получать управленческие отчеты;

• единая база нормативно-справочной информации;

• единая политика безопасности работы пользователей и др.

В этой связи многие эксперты в ближайшем будущем отводят господствующее положение на рынке WMS для больших и средних предприятий именно системам, разработанным «большой тройкой».

Выводы

Проведенный анализ спроса и предложений на рынке складских услуг позволяет сделать следующие выводы, которые помогут стать определенным ориентиром в принятии решения о необходимости использования WMS.

• Из всех потенциальных клиентов только около 30% самостоятельно могут четко сформулировать свои требования и составить представление о тех результатах, которые достигаются за счет внедрения системы. Остальным клиентам скорее всего помогут услуги компаний, занимающихся IT-консалтингом.

• Поскольку стоимость самих систем и услуг по их внедрению достаточно высокая, следует тщательно подойти к вопросу выбора поставщика решения, каковых на российском рынке достаточно. Заключение договора с высокопрофессиональной консалтинговой компанией позволит избежать критичных для бизнеса простоев при внедрении и застраховать себя от серьезных финансовых потерь. Приоритет в принятии решения следует отдать внедренцам, имеющим реализованные проекты в бизнесе, схожим с вашим.

• Использование WMS в совокупности с оборудованием для работы со штрих-кодами и RFID многократно усиливает общий эффект от ее внедрения.

• Применение WMS, интегрированных в ERP-систему, является дальновидным и перспективным и с точки зрения эффективности функционирования корпоративной информационной системы в целом, и с точки зрения сокращения затрат на ее поддержку и обслуживание.