Склад - это не просто место, где хранятся товарно-материальные ценности. Это один из важнейших источников информации о том, насколько успешно работает фирма, т.е. насколько продуманы ее ассортиментная и ценовая политика, какова эффективность работы службы закупок и службы продаж и т.д. Именно поэтому многие предприятия, планируя автоматизацию своей деятельности, начинают ее со складского учета.

В настоящее время на рынке программных продуктов представлено множество систем, предназначенных для автоматизации склада, но выбрать программную разработку, которая наиболее полно отвечала бы требованиям конкретного предприятия - достаточно непростая задача.

На какие моменты следует обратить внимание при выборе системы для автоматизации складского учета?

Через склады многих предприятий проходят внушительные объемы номенклатурных позиций. При этом нередко бывает так, что количество наименований учитываемых запасов может измеряться даже не в сотнях, а в тысячах. Поэтому очень важно, чтобы программа обладала высоким быстродействием и надежностью и, следовательно, исключала такие ситуации, как бесконечно долгий поиск интересующей позиции в базе данных, а также "исчезновение" информации о том или ином товаре, материале или виде продукции.

Не менее важен и гибкий подход к учету особенностей и свойств складируемой номенклатуры. В одних случаях крайне необходим контроль сроков годности, в других - раздельный учет по размерам, цветам, маркам, сортам и т.д. Часто требуется пересчет количества того или иного вида запаса из одних единиц измерения в другие. Ряд предприятий, например, те, которые осуществляют торговлю компьютерами, нуждаются в наличии таких функциональных возможностей, как оформление операций по комплектации и разукомплектации. Следовательно, при выборе системы для склада следует обратить внимание на то, насколько хорошо она адаптируется к номенклатурной специфике, характерной для данного предприятия.

Для предприятий, работающих с большой номенклатурой товаров, крайне важна программная поддержка учета по партиям. Это нужно для правильного определения цены списания и контроля срока годности той или иной партии товара или продукции.

Многие фирмы практикуют торговлю консигнационными товарами. Поэтому очень важно, чтобы система "отличала" приобретенные и принятые на консигнацию товарно-материальные ценности друг от друга.

Тема ведения складского учета тесно связана с расчетами поставщиками и покупателями. Работникам службы закупок/снабжения нужно вовремя оформить заказы на недостающую на складе номенклатуру, проверить, прибыла ли она в полном объеме и в срок и, разумеется, проследить правильно ли прошли платежи. При работе с клиентами требуется отслеживать условия поставок, резервировать номенклатурные позиции по заказам, контролировать своевременность оплаты товаров или продукции, правильность применения скидок, превышение лимита кредита и т.д. Ясно, что при больших объемах ассортиментных позиций, контрагентов и, соответственно, первичных документов решать перечисленные задачи без использования компьютеров крайне сложно. Кроме того, формы работы и технология оформления сделок с поставщиками и клиентурой могут быть самыми разными. Это может быть, например, предоплата, кредит, консигнация или бартер. Кто-то строит свои отношения с бизнес-партнерами на долгосрочной договорной основе, у кого-то практикуются разовые сделки. Стало быть, выбираемый программный продукт должен в полном объеме поддерживать все схемы отношений с бизнес-партнерами, используемые на предприятии и осуществлять выписку всех сопроводительных документов с минимальными затратами времени и усилий.

В системе для склада, безусловно, должны быть и средства для анализа запасов. Для увеличения оборотов и прибыли предприятия важно иметь постоянную информацию об оборачиваемости запасов и о том, какие товары или виды продукции приносят наибольший доход.

Для бухгалтеров особую важность представляют такие нюансы, как адаптируемость системы к изменениям в налоговом законодательстве, поддерживаемые ею методы оценки себестоимости запасов и условия формирования проводок по документам. Нередко бывает так, что сотрудники склада и бухгалтерии используют разные программные продукты, в результате чего могут возникнуть проблемы с экспортом данных из одной программы в другую. Кроме того, данная технология автоматизации предприятий способствует возникновению ошибок и нестыковок, а также создает благоприятные условия для злоупотреблений со стороны персонала. Поэтому учет бизнес-процессов желательно осуществлять на единой информационной основе. Только тогда будет можно говорить и о достоверности оценки хозяйственной деятельности, и о принятии мотивированных управленческих решений. Если предприятие по каким-либо причинам не готово автоматизировать все свои участки учета сразу, то следует рассмотреть программные решения, функциональные компоненты которых могут быть внедрены поэтапно.

В качестве примера такой разработки можно назвать систему "БЭСТ-ПРО", предназначенную для управления предприятиями производства, торговли и сферы услуг, выпускаемую компанией "Интеллект-Сервис". Следует отметить, что автоматизация складского учета является одним из приоритетных направлений ее работы, и поэтому программу "БЭСТ-ПРО", также как и другие программные продукты серии "БЭСТ", отличает наличие мощной подсистемы учета запасов, максимально учитывающей основные потребности как сотрудников склада, так и бухгалтерии предприятия.

Логика построения системы "БЭСТ-ПРО" такова, что оперативный учет хозяйственной деятельности в ней первичен, а бухгалтерский учет вторичен и отражает данные, собранные на различных участках оперативного учета.

Основой учета в программе являются документы. Формирование проводок по ним может осуществляться либо мгновенно, либо отложено во времени. При этом реализована и такая возможность как контировка документов пакетном режиме.

Система обеспечивает учет запасов в натуральном и стоимостном выражении, позволяет производить инвентаризацию и переоценку, а также расчет фактической себестоимости. Стоимостная оценка запасов может производиться в двух независимых ценах, соответственно выраженных в валюте учета и в валюте, объявленной базовой.

Аналитический учет запасов в системе "БЭСТ-ПРО" ведется в разрезе артикулов, их характеристик (определяемых по усмотрению пользователя), номенклатурных групп, мест хранения и переработки. Более того, программа различает собственные запасы и запасы, принятые на консигнацию или же на ответственное хранение. Система также осуществляет учет товарно-материальных ценностей, находящихся в пути или пребывающих на таможенном складе. Кроме того, реализован учет запасов и в секциях магазинов, и в экспедиции. При этом несколько мест хранения (или переработки) можно объединить произвольным образом в группы.

Учетная политика для каждой группы запасов определяется в системе с помощью привязки каждой группы ТМЦ к определенному объекту учета. Под объектом учета понимается некая типизированная группа запасов с единой учетной политикой. В системе выделяются такие категории запасов, как сырье и материалы, товары, товары в розничной торговле, тара и тарные материалы, готовая продукция и МБП. В программе поддерживаются такие методы учета, как "по себестоимости каждой единицы", "по средней себестоимости", ФИФО или ЛИФО.

На экране компьютера всегда отображается самая свежая информация по состоянию и наличию запасов на складах предприятия. Для каждой номенклатурной позиции можно установить норму запаса и оперативно выявлять возникновение дефицита.

Еще одним достоинством системы "БЭСТ-ПРО" является учет операций по комплектации и разукомплектации ТМЦ.

Что касается видов движения материальных запасов, обрабатываемых программой "БЭСТ-ПРО", то спектр их довольно широк. Среди них - приход и отпуск контрагентам, прием и передача на консигнацию, прием и передача на ответственное хранение, прием и отпуск в переработку давальческого сырья, поступление и передача материально-ответственным лицам, отпуск в производство, внутренние перемещения, возвраты, оприходование излишков и списание брака и недостач.

Подсистема складского учета тесно интегрируется с подсистемами управления закупками и сбытом, производством, блоком ведения бухгалтерского учета. Данные по складам предприятия также доступны в блоке управленческого анализа, где в частности, строятся АВС-отчеты.

В программе формируется большое количество отчетов по наличию и движению материальных запасов. Более того, при необходимости пользователь может "сконструировать" и свои собственные отчеты и справки.

С помощью системы "БЭСТ-ПРО" можно полностью контролировать запасы на предприятии, оптимизировать структуру ассортимента, своевременно удовлетворять потребности служб производства и сбыта, оперативно и точно обслуживать клиентуру, и, безусловно, добиться повышения прибыли.