Поскольку мы по роду своей деятельности связаны с программами складского учета, то к нам часто обращаются с вопросом: "Какая складская программа является лучшей?". На этот вопрос ответить достаточно трудно, если вообще возможно. Все зависит от того, что нужно конкретному предприятию, учитывая его специфику. Порой эта специфика настолько широка, что учесть ее может только программа сделанная на заказ. Но как быть тем, кто не может оплатить дорогостоющую заказную программу? В этой статье делается попытка определить общие подходы, которые надо по возможности применять при выборе программы складского учета. Эти подходы основываются на нашей практике и на анализе вопросов, которые возникли у наших пользователей при эксплуатации тех или иных программ. Программы складского учета имеют ту особенность, что их очень трудно сравнить. В самом деле, чтобы оценить все возможности программы, например, по формированию отчетов и быстродействию, необходимо занести в базу данных несколько тысяч записей по приему или отгрузке товаров или иных предметов. Но поставляемые разработчиками программ демонстрационные версии, как правило не имеют такого количества (т.к. введение большого количества записей в базу данных требует значительного времени). Кроме того, ограниченная информация, содержащаяся в демонстрационной базе данных, зачастую занесена таким образом, что не позволяет проверить те или иные функции программы. Хотя в реальной жизни программа позволяет выполнять эти функции. Набивать же в каждой программе достаточно большую базу данных для ее исследования с целью сравнения, наверное, никто не станет. Поэтому вы не найдете в этой статье ссылки на какие-либо конкретные программы.
Мы не собираемся в этой стать делать рекламу или антирекламу каких-либо программ. из-за того, что досконально исследовать каждую программы у нас нет времени по указанным выше причинам, а необъективно оценивать ту или иную программу - нет желания.
    Поэтому в этой статье вы найдете только общее описание тех критериев, на которые стоит обратить по нашему мнению пристальное внимание перед покупкой складской программы.
    Надеемся, что подходы описанные этой статье облегчат вам принятие правильного решения при выборе программы складского учета, соответствующей вашим целям и задачам.

    Отчего вдруг нужда такая - покупать складскую программу? В самом деле, пока предприятие находится в стадии становления, и обороты его невелики, можно обойтись записной книжкой и калькулятором. Но вот предприятие развивается, и хаос в делах начинает "доставать". Сколько "наварил"? Что залежалось? А может, что-то уже украли нерадивые работнички? Поиск ответов на эти вопросы превращается в проблему. А предотвращение воровства становится вообще неразрешимой задачей. Тут предприниматель, как правило, и принимает решение о необходимости ведения складского учета на компьютере.

    Первое, что приходит на ум - надо купить складскую программу. Причем, желательно простенькую. Вот здесь легко совершить ошибку. Почему? Да потому, что простенькое средство учета у человека уже скорее всего есть, и оно (калькулятор с записной книжкой) его удовлетворять перестало. Это скорее всего произойдет и с простенькой программой. Только в этом случае ситуация будет несколько хуже, т.к. когда вы обнаружите, что простенькая программа вас не удовлетворяет, деньги на ее покупку вы уже потратили, кроме того, ввели в нее данные, которые вы не сможете использовать. Т.е. труд по вводу данных просто пропадет даром.
    Простенькая программа потому и простенькая, что недалеко ушла от калькулятора. На несколько простеньких вопросов (например, сколько товара в наличие) она ответ дать сможет. Но вот, если вы захотите получить отчет по доходам по каждой товарной группе, да еще и отсортированный для удобства просмотра, то скорее всего вас будет ждать разочарование.
    Словом, если программа стоит чуть больше калькулятора (вспомним, что приличный бухгалтерский калькулятор стоит 15-20 долларов), то имеется реальный шанс приобрести ее и заняться мартышкиным трудом.. Про бесплатные программы просто промолчим. Где бывает бесплатный сыр - все знают.

    Хорошая складская программа быстро оправдывает свою стоимость, более того, приносит доход, по сравнению с которым цена программы кажется мелочью. Ниже приведены далеко не все источники этого дополнительного дохода.

• у товароведов появляется возможность быстрее и точнее определить, какой товар приносит максимальный доход, а от какого нужно срочно избавляться, словом, нужный товар в нужном количестве и в нужном месте
• значительно уменьшаются потери при торговле товарами, имеющими срок годности (зачастую просто забывают положить товар с истекающим сроком хранения на полку, которая ближе к покупателю)
• если есть учет, то можно наладить контроль, а если есть контроль - меньше воровства и разбазаривания по головотяпству.
• оперативное отслеживание товаров, отданных на реализацию позволяет вовремя получить деньги от реализатора и пустить их в оборот

    Если же под словом "простенькая" понимается программа, которая проста в освоении, то здесь не надо рассчитывать на то, что на ее освоение не потребуется вообще никаких усилий. Лучше обратить внимание на то, как документирована программа, есть ли справочная система, а если есть, то насколько она полная. Есть ли в справочной системе поясняющие иллюстрации, или в ней содержится только текстовое описание. Можно ли к справочной системе обратиться из любого места программы, и т.п. Самое лучшее, если к программе прилагаются демонстрационные ролики, показывающие порядок действий в том или ином случае.

    Не надо впадать и в другую крайность. Если у вас небольшое предприятие, то не стоит покупать или заказывать очень дорогую складскую программу, которая предназначена для использования на крупном предприятии, в сети из десятков или сотен компьютеров. Словом, если вы хотите купить программу складского учета, то просто необходимо знать требования, которым такая программа должна отвечать.

    На современном рынке программных продуктов, присутствует достаточное количество складских программ (программ складского учета). Во многом они похожи, но имеют и много отличий. Строго говоря термин "складская программа", не совсем корректно использовать по отношению к программам, на которые стоит обратить серьезное внимание. Т.к. хорошая программа должна не только учитывать наличие каких-то предметов на складе или другом объекте, но и отслеживать все перемещения этих предметов между объектами, за пределы объектов и т.п.

1.     Наличие хорошей справочной системы. Плохо документированную программу есть риск вообще не освоить. На создание хорошей документации на программу требуется значительное время, а следовательно - затраты. Отсутствие хорошей справочной системы, говорит о том, что фирма, реализующая программу, подходит к делу несерьезно или не имеет средств на создание хорошо документированного продукта. Выводы о целесообразности приобретения такой программы делайте сами. Если документация выполнена не в виде развернутой справочной системы, а в виде простого описания, содержащегося в обычном текстовом файле или файле word, пользоваться ею во время работы будет крайне тяжело. Как указывалось выше, обращайте внимание на наличие поясняющих иллюстраций в документации, еще лучше - наличие обучающих роликов. Ведь лучше один раз увидеть!

2.     Основное, что требуется от складской программы - это получение в удобном для просмотра и анализа виде различных отчетов, т.е. на какие ваши вопросы складская программа может дать ответ. Скорее всего, вы при покупке программы сами не сможете перечислить все вопросы, ответы на которые вам станут необходимы в будущем. Кроме того, у каждого предприятия имеется своя специфика, поэтому вы не найдете программу, которая сможет дать ответы на все возможные вопросы. Способность складской программы формировать различные отчеты непременно учитывайте при ее покупке. Это очень важная характеристика программы, поэтому рассмотрим ее подробнее.

       Для решения каждого вашего вопроса программа выполняет запрос к базе данных. Текст этого запроса, естественно, кто-то должен написать. Тут два варианта.

       Вариант первый (самый распространенный)
       В подавляющем большинстве случаев текст запроса пишет программист при разработке программы. В этом случае Вы можете получить ответы, только на те вопросы, для которых текст запроса к базе данных написан программистом заранее. Как правило, это очень незначительное количество. Но даже если их много, то все равно нет никаких гарантий, что большинство из них удовлетворит вас. Многие программы содержат рекламу, что они обеспечивают формирование сотен различных документов. Внимательно относитесь к такой рекламе. За такой рекламой часто скрывается просто множество заранее заготовленных запросов. Скорее всего, вы даже не сможете ознакомиться с тем, какая конкретно информация заносится из базы данных в эти документы. Умножьте несколько сотен документов на время, которое необходимо затратить на ознакомление с каждым документом. Согласны вы затратить такое время? Запомните ли вы реально вид всех этих документов? Т.е. вы должны "на память" хорошо представлять, как выглядят эти документы, чтобы работать с ними оперативно.
       Но как быть, если вам необходимо получить ответ на вопрос, для которого не был заранее составлен текст запроса к базе данных? Здесь возможно три выхода.

   1. Худший случай - никак
   2. Обратиться к программисту в фирму, которая разрабатывала программу, чтобы он доработал ее под ваши требования (сразу скажем, что это дорого, если возможно вообще)
   3. Если программа позволяет ее доработку сторонним программистом, и у вас на предприятии есть знающий эту программу программист, то обратиться к нему.

       Вариант второй (редко встречаемый)
       В этом случае в программу встраивается визуальный построитель запросов. Поясним, что это такое. Здесь складская программа сама "пишет" текст запроса, исходя из указаний, которые вы ей сами задаете. Вы, конечно, ничего не пишете, а просто указываете в окошках, что вам надо. Например, ставите галочку у значка > (больше) и вводите число 100. Это будет означать: "показать предметы, остатки которых больше 100". Но вы имеете возможность поставить галочку у значка < (меньше), что будет "показать предметы, остатки которых меньше 100". Текст запроса к базе данных программа напишет сама, исходя из указанных вами данных. Кроме того, у вас должна быть возможность указать (установкой галочек), каким образом должна быть отсортирована найденная в базе данных информация, и как она должна быть сгруппирована и просуммирована. Это означает, что вы должны иметь возможность, например, получить в результате одного запроса стоимостной отчет по всем товарным группам, причем информация в этом отчете может располагать в виде, отсортированном по названию группы. Тогда эту информацию удобно просматривать и проводить ее анализ. Простой пример группировки и сортировки показан ЗДЕСЬ>>>
       Иногда применяют упрощенный вид построителя запросов, т.е. так называемые фильтры. Здесь, как правило, вы не сможете запрашивать информацию сгруппированную, например, по товарным группам. Возможности сортировки (особенно вложенной сортировки) здесь также очень ограничены. Это приводит к тому, что на многие ваши вопросы, вы не сможете получить ответа, или получите его в крайне неудобном для просмотра и анализа виде.
       Если в программе есть построитель запросов, то следует обратить внимание, позволяет ли программа запоминать составленный вами запрос, например, положение всех установленных вами галочек. Если не позволяет, то при каждом обращении к базе данных вы будете составлять запрос заново.
       В большинстве случаев программы выводят отчеты в виде таблиц. Например, если вам нужен отчет по остаткам товаров на складе, то достаточно, чтобы таблица имела два столбца: "наименование товара" и "количество". Но если вам отчет, отображающий не только количество, но и цены, то столбцов в таблице будет больше. Если же вы еще хотите иметь в этом отчете сведения о поставщике товара, то столбцов должно быть еще больше, и т.д.. Хороший построитель запросов должен давать возможность вам самим задавать количество столбцов, т.е. формировать вид отчета. Причем, у вас должна быть возможность задавать количество столбцов каким-либо простым способом, например, установкой галочки напротив названия столбца. Если же вам предлагается настройка вида (столбцов) отчета при помощи встроенного в программу простенького языка программирования, различных макроязыков и т.п., то отнеситесь к этому настороженно. Практика показывает, что многие пользователи, как правило, такую настройку выполнить не в состоянии. Хороший примером является то, что при смене формы бухгалтерского документа, пользователи широко распространенных бухгалтерских программ добросовестно ждут, когда разработчик программы выпустит новую форму документа, а не разрабатывают эту форму сами, хотя у них есть возможность программной разработки форм.

       Очень важно то, как группируется информация в программе. Например, вы торгуете одеждой и обувью. Т.е. у вас два вида товаров: одежда и обувь. Если программа допускает только один уровень группировки, то вы можете получить отчет, по виду "одежда", по виду "обувь" и т.п. Но будет лучше, если вы получите отчет по видам "одежда" и "обувь", который разбит на группы, например: "детская", "взрослая", "зимняя" и т.п. Это потребует уже двойного уровня группировки, т.е. разбивку на виды, и разбивку видов на группы. Если складская программа предоставляет возможность иметь двойной уровень группировки, то полученные отчеты будут более информативны.
   

       Вообще группировка - очень важный момент, который определяет то, насколько удобно будет пользоваться программой, и насколько удобно будет анализировать полученные отчеты. Только вы знаете, что конкретно вам нужно, поэтому никто за вас эту разбивку сделать не сможет.

3.     Обратите внимание на то, насколько удобно вводить данные в программу. Например, вы продали за день товары ста различных наименований. Это значит, вам надо будет 100 раз указать программе, какой товар надо "отгрузить". Многие программы построены так, что для указания каждого товара, вам необходимо открыть на экране форму или окно для выбора этого товара. Следовательно, в такой программе вам придется 100 раз открывать эту форму. Иные программы требуют для выполнения такой операции каждый раз открывать не одну, а две формы. Понятно, что в этих случаях производительность по вводу информации будет не на высоте, а сам процесс ввода будет крайне утомительным, что неизбежно приведет к большому количеству ошибок.
       Некоторые программы предлагают различные решения для ускорения ввода информации. Например, вы можете создать список (или набор) тех товаров, которые продаются наиболее часто. Тогда вы сможете выбирать из базы данных за один прием целый список товаров. Если в этом списке окажется какой-то "лишний" товар, то вы просто его "вычеркиваете". Вычеркнуть всегда быстрее, чем выбрать из базы данных.
       Отметим еще раз, что ввод данных в программу требует значительных временных затрат, старайтесь выбирать ту программу, которая предоставляет более удобный ввод информации, и в ней есть решения, ускоряющие ввод. Это особенно касается тех предприятий, которые не могут содержать штат операторов, занимающихся вводом информации.

4.     Обращайте внимание на то, насколько программа отражает реальную жизнь. Например, товары на складе могут находиться в различных состояниях. Они могут быть бракованными, некондиционными и т.п. Они могут иметь и другие параметры, например, артикул и т.д. Если программа не позволяет вести учет таких состояний, то и отчетов, например, по браку вы никогда не получите. Многим необходимо, чтобы программа могла выдавать отчеты, основанные как на "чистых" ценах, так и на ценах, включающих НДС. Следует отметить, что не все программы "умеют" это делать. Конечно, не стоит ожидать, чтобы в программе было предусмотрено решение все возникающих в реальной жизни ситуаций. Поэтому желательно, чтобы программа позволяла при оформлении операций приема или отгрузки товара вводить придуманные вами пометки или примечания. Например, при отпуске товара вы вводите примечание "почта", а впоследствии требуете вывести данные только о тех товарах, у которых есть это примечание. Тогда вы получите отчет о товарах проданных по почте. Специальной функции, позволяющей программе отслеживать почтовые отправления, скорее всего в программе нет. Но с помощью ввода примечаний вы сможете решать эту и другие подобные задачи.
       Полное решение иных вопросов вообще, трудно обеспечить в складской программе. Например, во многих программах делается попытка учета расчетов с поставщиками и потребителями. Но просмотрев около 10 таких программ, автор этих строк не обнаружил ни одной, которая я бы действительно позволяла в полной мере проводить такой учет. Скорее всего, это потому, что такой учет должен вестись в программах, имеющих совершенно другое построение. В самом деле, если в складкой программе учитывать, что с поставщиком вы рассчитываетесь частично наличными, частично услугами, частично встречными поставками (да мало ли еще как), то это будет уже более чем складская программа. Для такого учета предназначены не складские, а бухгалтерские программы. Именно в них лучше всего реализован аналитический учет таких операций.     Поэтому не стоит ожидать от программы полное выполнения тех функций, для реализации которых, предназначен совсем другой класс программ.

5.    В некоторый программах предусмотрен учет каждой партии товара эти программы присваивают номер партии или код партии. Т.е. у вас есть отслеживать каждую партию товара. Например, у вас могут быть разные партии товара одного наименования, и у каждой партии свой предельный срок реализации. Две партии одного товара одного наименования могут быть получены от разных поставщиков и иметь разный процент брака. Ситуаций, когда надо получить отчет по партиям, в жизни возникает достаточно много. Заранее их предвидеть также трудно, поэтому хорошо, если программа изначально позволяет организовать учет конкретных партий товара. Кроме того, когда налажен строгий детальный учет, вашему персоналу труднее заниматься элементарным воровством.

6.    Программа просто обязана предоставлять вам возможность создать резервную копию базы данных. Дело в том, что все нормальные складские программы используют какие-либо базы данных. Но существует реальная вероятность того, что база данных может повредиться (например, при сбое питания компьютера в момент записи в базу данных). Учитывая закон пакости, эта вероятность достаточно велика. Наличие резервной копии значительно упростит задачу восстановления потерянной информации при таких повреждениях. Поверьте, отсутствие в программе функции легкого и простого копирования базы данных - существенный недостаток программы. Не лейте горьких слез, если в один прекрасный момент, все ваши многомесячные труды по вводу информации в базу данных просто пойдут прахом. Работать с базой данных без резервных копий - все равно что ездить на красный свет. Т.е. на свой страх и риск.

1. Программа должна обладать хорошей справочной системой (иначе есть риск не освоить ее)
2. Программа должна предоставлять средства для удобного и быстрого ввода в нее информации (иначе есть риск просто перестать ей пользоваться из-за больших потерь времени)
3. Программа должна предоставлять мощные средства формирования ответов на ваши вопросы, т.е. отчетов, лучше всего - визуальный построитель запросов.
4. Программа складского учета должна как можно полнее отражать реальную жизнь
5. Программа должна предоставлять возможность легкого создания копий базы данных.