Используя ABC-анализ впервые, можно заметить, что на качество его проведения и точность результатов влияет множество факторов, не описанных в специальной литературе. Вызваны они, как правило, широким, трудно контролируемым ассортиментом. О возможных вариантах учета этих факторов говорится ниже.
Компания, на примере которой мы будем рассматривать проведение АВС-анализа, является крупным оптовым торговым предприятием, специализирующимся на торговле посудой из фарфора, керамики и стекла. Постоянный ассортимент превышает 3000 наименований. Не трудно понять, что управление запасами при столь обширном ассортименте сопряжено со множеством трудностей, среди которых можно выделить:
1. Поставку разных сортов одного и того же товара. Ситуация, когда производитель получает
заказ на поставку продукции только первого сорта, но самовольно (иногда даже без согласования с клиентом) отгружает товар двух или более сортов (как первого, так и второго или третьего), вовсе не редкость. Объясняется это достаточно просто: в общем объеме производства продукция другого сорта (чуть хуже качеством) составляет весомую долю, и завод не может ей пожертвовать из экономических соображений. Но даже при сниженной цене спрос на такие товары не велик, а потому изготовители вынуждают своих покупателей забирать продукцию второго сорта, отгружая ее без согласования с покупателем. Получается, что по отправленной заявке, например на 100-200 номенклатурных позиций, реально с завода может прийти 200-300 позиций. С учетом того, что обычно компании сотрудничают со множеством поставщиков, представить себе, насколько быстро будет увеличиваться количество наименований товара и как это повлияет на результат АВС-анализа, совсем не трудно.
2. Периодическое изменение поставщиками артикулов отгружаемой продукции. Вызвано это необходимостью проведения ежегодной сертификации товаров. В результате один и тот же товар может быть представлен двумя артикулами, что влечет за собой ошибки не только на вашем складе, но и на складе завода, где в документах при отгрузке указывается один артикул, а на упаковку наклеивается другой. Например, номенклатурная позиция, поставляемая сегодня с артикулом 4а032, завтра может придти как 5а032, а в следующую поставку - опять 4а032.
Такая ситуация может возникнуть по ряду причин:
- с завода были отгружены остатки продукции, промаркированные старым артикулом;
- с завода отгрузили товар в упаковке, промаркированной старым артикулом;
- в процессе упаковки на складе была произведена ошибочная маркировка.
Как правило, проблемы эти присущи лишь отечественным заводам и заводам ближнего зарубежья. В любом случае эти обстоятельства влекут за собой массу неудобств. Переход в базе данных с одного артикула на другой не может произойти мгновенно, так как практически всегда имеется страховой запас этого товара, промаркированный старым артикулом.
3. Смену названий компаний-поставщиков. Явление хотя и не частое, но причиняющее большие неудобства. Если подобные случаи единичны, то с этим еще можно мириться: постепенно товар со старым названием будет распродан, по новому товару наберется необходимая статистика продаж, и все вернется на круги своя. Конечно, это причинит временные неудобства как складу, на котором будет храниться одновременно и новый, и старый товар, так и отделу закупок, поскольку при формировании следующих заказов придется совмещать статистику продаж по старому товару со статистикой продаж по новому. Но это все-таки не критично. Значительно хуже обстоят дела, когда смена названий компаний приобретает постоянный характер, что называется, входит в привычку. Например, встречаются зарубежные поставщики, которые меняют названия своих компаний практически каждый год, а то и чаще. Связано это либо с предоставлением льгот по налогообложению для вновь созданных компаний, либо с таможенным законодательством этих стран.
Из-за того, что наша продукция подлежит обязательной сертификации, проблема становится весьма существенной. После каждой смены названия компании-изготовителя у нас в базе данных дублируется практически полная номенклатура товарных позиций этого поставщика.
4. Высокий уровень детализации информации о товарах.Обычно крупные оптовые предприятия включают в базу данных:
- наименование товара;
- форму товара;
- группу разделки (то есть рисунок);
- тип изготовления/нанесения рисунка (например: с позолотой, с эффектом перламутра и т. п.);
- артикул;
- сорт;
- норму упаковки.
5. Отсутствие на заводах-изготовителях специализированного программного обеспечения для формирования счетов-фактур. Одна и та же продукция может в первый раз поступить как "Наб. д/напит. Звон 1/5", а в следующий - как "Набор д.нап. 1/5, форма "Звон" или сначала рисунок - "б.-зел /з", затем - "бело-зел /з" и т. п.
6. Сложность запоминания для новых сотрудников огромного количества названий и разновидностей продукции. Именно поэтому в течение первых недель, а то и месяцев после кадровых изменений в базе данных появляется масса новых товаров. Стоит уточнить, что все поступающие счета-фактуры заносятся в информационную систему в отделе компьютерной обработки данных, где персонал по роду своих обязанностей не занимается оформлением заказов и соответственно не владеет полной и достоверной информацией о том, как должна правильно называться поступающая продукция.
7. Постоянное обновление ассортимента, что влечет за собой создание все новых и новых товарных позиций.
В совокупности все эти причины могут сильно влиять на статистику. Во-первых, реальное количество товарных позиций будет меньше, чем анализируемых. Во-вторых, вполне вероятны ситуации, когда товар одной категории будет попадать в другую категорию. В-третьих, искажение статистики, а значит, и результатов ABC-анализа напрямую повлияет на результаты XYZ-анализа.
Практический вариант
В статье Р. Бодрякова "АВС-анализ для повышения эффективности работы склада" ("ЛОГИСТИК&система" № 1/январь 2005) подробно рассмотрены принципы данного метода, а потому мы опустим это описание и перейдем непосредственно к практической части.
 |
|
Управление запасами при обширном ассортименте сопряжено со множеством трудностей |
Предположим, что на нашем складе ABC-анализ уже проведен - вся продукция распределена по категориям (A, B и C), и для каждой категории рассчитана доля в общем объеме продаж. База данных содержит лишь 30 товарных позиций (таблица 1), из которых товары 10 и 29 (выделены в таблицах зеленым цветом) являются по сути одним товаром, но в силу какого-либо из вышеуказанных факторов представлены как разные номенклатурные позиции. Естественно, что и статистика продаж по ним ведется отдельно, и доля каждого товара в общем объеме продаж считается отдельно.
|
таблица 1. Ранжирование товаров по доле продаж |
 |
Допустим, к категории А у нас будут относиться товары, объем продаж которых составляет менее 60% от общего объема продаж (выделены желтым цветом). То есть товарами категории А в этом случае у нас будут товары под номерами 24, 4, 17, 11 и 29. А вот идентичный товару 29 товар 10 попал в категорию В.
Теперь объединим позиции под номерами 10 и 29, сократив количество номенклатурных позиций до 29 (таблица 2).
Проведя ABC-анализ вновь, получим совершенно другие результаты: в категорию А войдут товары под номерами 24, 4, 10 + 29 и 17. Обратите внимание, что из категории А выпал товар 11 (выделен в таблице 2 красным цветом).
|
таблица 2. Ранжирование товаров по доле продаж после исправления ошибок в информационной системе |
 |
Проведение подобных расчетов вполне может помочь определиться с формой и правилами контроля запасов для разных товарных позиций.
Правила
В отечественной и западной научной литературе, посвященной проблемам АВС-анализа, для разных категорий рекомендуются особые формы контроля.
Так, для номенклатурных позиций категории A необходимы:
- регулярная оценка достоверности как самого прогноза товародвижения, так и его методов. Вызвано это тем, что в любом прогнозе заложена определенная вероятность ошибки. Соответственно, чем выше стоимость товара, тем дороже обходятся эти ошибки.
Мониторинг точности реализации уже построенных прогнозов снижает вероятность ошибок;
- периодический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных, полученных в результате проведения текущей инвентаризации. Само собой, это правило не отменяет проведение традиционной полной инвентаризации раз в год или раз в полгода;
- ежедневное обновление данных в базе данных;
- постоянные отслеживание и анализ требований спроса, объемов заказываемых партий и размера страхового запаса, преследующие цель общего уменьшения размера заказов, а значит, снижения издержек, связанных с хранением изделий на складах;
- тщательное отслеживание и сокращение длительности функционального цикла. Чем короче длительность цикла, тем ниже потребность в оборотных средствах.
Для товаров категории B применяются те же меры, что и для категории A, но они осуществляются реже и с большими приемлемыми допусками.
А вот для категории C сформулированы отдельные правила:
- изделия обязательно должны быть в наличии, поскольку дефицит товаров категории C может сорвать планы сбыта позиций категории A. Таким образом, запас товаров категории C может быть больше, чем нужно, но не должен быть меньше, чем необходимо;
- фиксация информации о товаре должна быть простой либо вообще отсутствовать в базе данных. Контроль объема запасов в этом случае можно производить посредством периодического осмотра (обзора);
- объемы партий заказов и страхового запаса должны быть большими. Хранение крупных партий товаров категории C не влечет за собой существенных затрат, поэтому имеет смысл заказывать помногу;
- храниться изделия должны на территориях, легко доступных для персонала, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска запасов и устраняет лишнюю бумажную работу;
- подсчет запасов можно производить раз в год или в полгода, при этом с большими приемлемыми допусками (вплоть до взвешивания вместо подсчета).
Но необходимо помнить, что если товар категории A ошибочно попадает в категорию B или C, то к нему применяются не те формы контроля, которые необходимы. А значит и его запас не будет соответствовать должному.
Как повлиять на ситуацию
В завершение статьи можно сформулировать ряд рекомендаций для тех, кому предстоит погрузиться в управление запасами посредством применения ABC-анализа.
1. Прежде всего необходимо тщательно проанализировать текущее состояние запасов, статистику продаж и т. п. Лучше на начальной стадии уделить немного времени оценке ситуации, чем потом потратить огромное количество времени и сил на исправление неправильного распределения товаров по категориям.
2. Раскладка по количеству позиций и объему продаж во многом зависит от стратегии компании, вида бизнеса (оптовый, розничный) и массы других факторов и может существенно отличаться от классического распределения 20 : 80. Но какую бы долю не занимали товары каждой категории в общем объеме продаж, главное - решить, куда необходимо направить усилия, чтобы добиться решения поставленных задач:
- на увеличение продаж товаров категории А; - на сокращение товаров категории С (которые при большом количестве переходят в разряд балластных); - на более строгий контроль долей товаров А, В и С в общем объеме продаж.
 |
|
Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных, полученных в результате инвентаризации |
3. При обширном ассортименте, чрезмерно раздутой базе и трудностях в контроле товародвижения необходимо сформировать общую товарную матрицу. Под этим выражением следует понимать совокупность информации о товарах, движение которых вы четко контролируете. Например, при ассортименте больше 1000 номенклатурных позиций можно отбросить 200 самых нестабильно продаваемых и направить усилия на обеспечение оставшихся 800 позиций. Когда удастся достичь их постоянного наличия на складе, по уже сформировавшейся за это время статистке продаж можно будет провести подробный АВС-анализ и применять классические правила контроля.
Если же применить АВС-анализ ко всему ассортименту проблематично, то можно направить основные усилия на позиции категории A. Ведь основная идея принципа Вильфредо Парето и состоит в том, что контроль относительно небольшого количества элементов позволяет контролировать ситуацию в целом. Поэтому не нужно бояться выборочно применять АВС-анализ там, где применять его ко всем товарам нецелесообразно.
4. Решением проблемы с различными сортами продукции является отказ от дифференциации продукции по сортам. То есть отгружается товар и первого, и других сортов, однако в информационной системе это никак не фиксируется. А результирующая стоимость товара определяется по:
- стоимости первого сорта;
- стоимости второго сорта;
- среднему значению.
Таким образом, происходит сокращение номенклатурных позиций и значительно упрощается процесс формирования заказа. Кроме того, сокращаются необходимые размеры складских площадей, так как товары разного сорта теперь хранятся вместе. Также выравнивается статистика по движению товаров за счет искусственного сужения ассортимента.
5. Необходимо провести работу с поставщиками и попытаться унифицировать написание наименований, артикулов, цветов и т. п.
Постоянно возвращать незапланированный товар или товар с плохо оформленными документами зачастую бывает нецелесообразно по экономическим или политическим соображениям, затраченному времени и приложенным усилиям. Поэтому в зависимости от ситуации и взаимоотношений с поставщиками можно либо потребовать привести в порядок оформление товаров (вплоть до отказа от работы с данным заводом-изготовителем), либо предложить свою помощь и направить своих специалистов к поставщику. Они смогут изучить ситуацию на месте и, возможно, провести настройку программного обеспечения.
Вариант решения
Алексей Богут
Руководитель отдела продаж ООО "ТЦ Вымпел"
При снабжении мясоперерабатывающих заводов, которым мы занимаемся, постоянный ассортимент составляет не более тысячи позиций. Часто мы сталкиваемся с проблемами проведения АВС-анализа, описанными в данной статье.
Трудности, связанные со сменой названий поставщиков, решаются наличием в информационной системе справочников "Клиент" и "Клиент печати". Разные наименования одной и той же компании вносятся в "Клиент печати", а учет ведется по "Клиенту", куда записывается одно выбранное название. Стоит отметить, что в данном случае возникает необходимость контроля соответствия данных в "Клиенте" и "Клиенте печати".
Проблема изменения артикулов и ошибок в названии продукции решается менеджером, ответственным за
заказ товара. После приемки до момента оприходования составляется приказ (за подписью руководителя отдела закупок), в котором приводятся в соответствие данные о товаре в
накладных и в информационной системе. Например, в нем может быть написано: "Данные по накладной "Наб.д/напит.Звон 1/5" или "Набор д. нап. 1/5, форма "Звон" считать при оприходовании "Набор для напитков Звон1/5". Если существует множество вариантов обозначения номенклатурной позиции, то их унификация оформляется в виде таблицы. Этот приказ прикладывается к сопроводительным документам. Скорее всего такое решение приведет к повторной маркировке товара на складе, но оно уменьшит путаницу в базе данных. Кроме того, вы сможете использовать маркировку с логотипом вашей компании.
Постоянное обновление ассортимента товара нормально для любой компании. Можно создать папку "Архив", куда перенести неиспользуемые позиции. По прошествии какого-то времени их можно будет безболезненно удалить.
