БИЗНЕС-БИБЛИОТЕКА > Логистика > Производственная логистика

«Анализ логистической системы» (Understanding your supply chain)

Перед тем как улучшать свою логистическую систему вы должны понять, как она работает в настоящее время. Процесс оценки включает в себя сбор информации о том, как вы отгружаете, перерабатываете и складируете продукцию, о том, как движется информация, и как удовлетворяются требования ваших клиентов и поставщиков к форме и синхронизации материальных и информационных потоков. Обладая этой информацией, вы получите большее представление о работе своего собственного бизнеса, для того чтобы впоследствии заняться его улучшением.

Местоположение
Физическое распределение
Складирование
Грузопереработка
Управление запасами
Обработка информации
Прогнозирование
Коммерческие отношения и сделки
Кто управляет изменениями?

Существует несколько способов анализа логистической системы и управления ей. Один из наиболее полезных представляет собой модель, состоящую из узлов и звеньев, в которой каждый узел обозначает место, где товары складируются или перерабатываются, а каждое звено обычно отражает движение между этими узлами. 



Рисунок 1: Общая модель узлов и звеньев для системы «поставщик-завод-склад-клиент»
Эта схема полезна, поскольку помогает составить модель всей вашей логистической системы, которая может быть детализирована для более подробного рассмотрения.



Рисунок 2: Детализация звена может показать новые звенья и узлы. Процесс детализации может повторяться практически до бесконечности.

Все вместе все узлы и звенья в вашей системе образуют «логистический канал» - путь прохождения товаров, услуг и информации до ваших клиентов. У каждой компании будет свой отличный от всех логистический канал. Большинство из них включает в себя:
- физическое распределение
- грузопереработку
- управление информационными потоками и сделками
- коммерческие отношения и сделки
Каждый из этих пунктов может быть измерен и оценен на основе информации о:
- запасах
- контролируемости (controllability)
- времени цикла

Насколько велика ваша логистическая система?

Многие удивляются тому факту, насколько сложна их логистическая система. Самой первой задачей здесь является определение точного числа поставщиков и клиентов, где они находятся, и насколько важен каждый из них в процентном отношении от общего числа закупок или продаж. Совершенно ясно, что чем сложней система, тем сложнее ей управлять, и эта информация становиться бесценной на том этапе, когда вы собираетесь усовершенствовать и упростить свою систему. 

Местоположение

Местоположение существующих предприятий имеет большое влияние на логистические потоки и логистические издержки особенно на европейском рынке.
Все решения о месторасположении для новых заводов и магазинов должны приниматься на основе информации о поставщиках, клиентах и транспортных путях.

Физическое распределение

Товарный поток проделывает длинный путь в процессе производства и распределения: вам необходимо определить на какой стадии как он передвигается (вид транспорта) и с чьей помощью (транспортный оператор). Несомненно у вас на предприятии есть транспорт, но весь он задействован в процессе грузопереработки, так что здесь особое внимание нужно уделить транспорту, которым перевозятся товары между вами и вашими поставщиками, между вами и потребителями конечной продукции, а также промежуточные перевозки между складами общего пользования и дистрибьюторами. Физическое распределение это не только значительная статья затрат для большинства фирм, оно имеет прямое влияние на вашу конкурентоспособность за счет скорости, надежности и контролю (или др.) доставки товара клиентам во время. Все потребителя становятся все более требовательными. Производители вспомогательных товаров обнаружили, что их покупатели все более требуют соблюдение концепции JIT при доставке. JIT уже давно используется в розничной торговле. И из-за того, что организации специализирующиеся на транспортных перевозках усовершенствовали свою работу с целью выполнения данных требований, все остальные фирмы тоже стали постепенно адаптировать свою работу под эти рамки.

Выбор вида транспорта

Самолет, морское судно, автотранспорт, железная дорога? Трубопровод…? Для большинства маршрутов существует выбор. Во многих компаниях выбор делается после рудиментарного анализа издержек. Но все виды транспорта имеют свои характеристики, более сложные, чем просто кг/км. Для каждого звена в логистическом канале каждый отдельный вид транспорта будет иметь свои принципиальные преимущества. Большинство грузов в Великобритании сейчас перевозится с использованием автотранспорта, так как он обладает преимуществом в скорости, гибкости и издержках. Железнодорожный транспорт, очевидно, наиболее подходит для перевозки объемных грузов или очень тяжелых отдельных единиц. 
Но даже среди одного автотранспорта существует множество разновидностей машин, подходящих для разного вида перевозок в зависимости от обстоятельств.
Эти обстоятельства будут включать не только природу и объем груза, но также и:
- Стоимость (с повышением стоимости товара, возрастают затраты на его перевозку. Так, например, многие предпочитают более быструю и дорогую перевозу обычным, менее дорогим способам). 
- Критичность (малоценные товары, отсутствие которых может повлечь за собой простои в производстве заслуживают более быстрый и дорогой транспорт).
Вам также следует обратить внимание на то, как ваша текущая система справляется с изменениями спроса. Если ваша продукция не может быть спланирована более чем на неделю, то вы только в редких случаях может позволить себе доставку критичных товаров морем, которая займет шесть недель.
Все виды транспорта функционируют между узлами, каждый их которых имеет свои собственные характеристики. Подходит ли данный вид транспорта для грузопереработки и для системы складирования? Насколько гибок данный вид транспорта? Система доставки, базирующаяся на доставке полных контейнеров дистрибьюторам, начинает стоить серьезные деньги, если ваш рынок меняется и появляется потребность в частичной загрузке. Это один из нескольких способов, при помощи которых запросы ваших клиентов могут диктовать вам выбор транспортного средства. 

Владение транспортом и контроль за ним

Владеть собственным транспортом дорого. Все больше и больше компании задумываются над тем, стоит ли иметь свой собственный транспорт. Как показывает современный опыт, многие предпочитают пользоваться услугами транспортных компаний, так как это имеет свой экономический смысл. 
Правда существуют и исключения: бизнес, основанный на доставке, является типичным примером. Местная компания, занимающаяся сборкой и доставкой чистой одежды или письменных принадлежностей – транспортировка здесь одна из составляющих себестоимости продукции.
Напротив, Великобритания создала высоко конкурентную отрасль по физическому распределению, которая предлагает свои услуги предприятиям на контрактных условиях. Такой тип дистрибьюторов способен удовлетворить больше требований, связанных будь то с транспортировкой единичной посылки, будь то с предоставлением целого парка транспортных средств отдельным клиентам.
Кроме общих издержек, процесс принятия решения о выборе иметь или не иметь свой собственный транспорт зависит от следующих факторов:
Контроль (управление)
Способность решать, что делать с вашим транспортом может быть очень важна. Напротив, многие дистрибьюторы на контрактных условиях предлагают хорошее управление, которое позволит избавиться вам от бремени неэффективного использования вашего собственного транспорта.
Обслуживание клиентов
Не зависимо от формы собственности, ключевая характеристика успешной дистрибьюции – правильное обслуживание клиентов. Независимо от того, каковы относительные затраты и удобство, если вы не можете позволить себе службу распределения, чтобы достичь желаемого результата, вам придется управляться со своим транспортом.
Гибкость
Использование своих собственных транспортных средств принуждает вас его разного вида и размера. Транспорт общего пользования и компании-перевозчики позволяют более быстро переключаться между различными способами транспортировки, а также между различными видами транспорта.
Для некоторых людей, наиболее удобным было бы использования целого ряда раз-личных видов транспорта, сочетающего в себе использование фургона для мелких поставок, грузовика для перевозки основной массы продукции, плюс внешнего оператора для экстренных целей и необычных заказов.
Навыки управления
Если ваш бизнес непосредственно не связан с транспортировкой, то имеются веские основания, чтобы воспользоваться услугами транспортного специалиста. Большие компании могут поддерживать размер транспортного парка, необходимый, чтобы оправдать качество управление и специальные инструменты необходимые для конкурентоспособных транспортных операций, но именно среди крупных компаний наблюдается переход к контрактным способам дистрибьюции. Если у вас слабое управление транспортом, то вы становитесь неконкурентоспособным. Если ваша транспортная служба сильна, то появляются перспективы и у остального вашего бизнеса.
Найм и обучение
Можете ли вы себе позволить найм и обучение работников для обслуживания вашего транспорта? Автотранспорт наименее продуктивный вид транспорта в выражении тонн-километров на человеко-час, таким образом затраты на персонал тоже значительны. 
Возврат на вложенные средства
Капитала всегда не хватает. Так следует ли вам вкладывать средства в транспортные средства, отдавая предпочтения им, а не какому-либо другому необходимому оборудованию? С другой стороны «стоимость капитала» должна быть кем-то оценена и может возникнуть вопрос, являются ли ресурсы, предлагаемые третьей стороной, более дешевыми, чем, если бы вы приобретали их, тратя свои или заимствованные средства. 

Практический совет: сравните стоимость, обслуживание, гибкость и эффективность вашего транспорта с соответствующими характеристиками транспорта, предлагаемого профессиональными логистическими операторами.

Складирование

Две основные цели многих предприятий в 90-х годах - доставка прямо на поточные линии или в точки розничной торговли и изготовление на заказ в течении нескольких часов – декларируют, что склады – это динозавры, чье время уже давно прошло. Но это не так и склады будут нужны нам еще в течение долгого времени. Они обычно очень плохо организованы и поэтому очень дороги.
Склады могут быть использованы для хранения поступающих материалов и сырья. Возможно, производственный цикл поставщика не совпадает с вашим производственным циклом, как, например, у производителя муки, который должен покупать заводы еще во время жатвы, а не тогда, когда зерно уже необходимо обрабатывать.
В некоторых случаях процесс производства и продаж не обязаны совпадать вплоть до недели – таким чрезвычайным примером может послужить производство рождественских открыток. 
Склад должен быть в нужном месте, нужного размера. Он обязан должным образом хранить свое содержимое. Он должен быть так организован, чтобы обеспечить:
- эффективную доставку и размещение
- рентабельное использование его пространства ( с точки зрения затрат)
- соответствующий доступ ко всем складируемым материалам
- защиту от расхищения и неблагоприятных погодных условий
- достаточную гибкость для работы с наибольшими (наименьшими) единицами продукции, которые необходимо хранить в том числе, которое потребуется.
Внутри склада, и между складом и общим управлением запасами и общей системой закупки – существует необходимость в общей информационной системе для того чтобы запасы:
- были помещены в известные места в известном порядке
- пополнялись быстро и в нужном количестве
- оборачивались правильным образом (например, методом FIFO (First In First Out))
Так же как и с транспортом, у вас есть выбор между владением и/или управлением собственными складскими мощностями и передачей управления другому логистическому оператору.
Управление складированием - это установившаяся дисциплина и правильное ее применение позволит сэкономить большое количество денежных средств.

Грузопереработка

В пределах одного узла - будь то склад, завод или точка розничной торговли – продукция должна пройти путь от входящего транспорта, складирования, переработки до исходящего транспорта. Спектр доступных способов грузопереработки варьируется от одного человека с парой сильных рук и тележкой из супермаркета до полностью автоматизированных систем, включающих в себя автоматический прием заказов (robot order picking) и автоматические транспортировщики (automated guided vehicles, AGVs). Большинство систем грузопереработки и упаковки адоптированной под поставщика, приспособлены под взаимодействия «поставщик-склад». Кстати, все возрастающее число предприятий, работающих по принципу «точно-в-срок» (JIT): как только определено качество продукции поставщика, входящие материалы могут поступать сразу в производство, без проверки или складирования.
Это может иметь важное значение для грузопереработки и упаковки – например, обернутый термоусадочной пленкой поддон с грузом, состоящим из мелких единиц продукции, вряд ли удовлетворит требованиям поставки JIT. Более мелкая единица груза, не требующая распаковки, здесь подходит больше из-за цены дорогостоящего оборудования для разгрузки грузовика в электропогрузчики. Использование штрих кодирования позволяет идентифицировать каждое отдельное изделие, что повышает эффективность системы складирования и системы производства.

Практический совет: изучите, как штрих кодирование позволяет управлять количеством, сроком годности и местоположением запасов.

Анализ эффективности ваших существующих средств грузопереработка включает в себя оценку их затрат и соответствие всей остальной вашей деятельности. Это так же подразумевает знания и по всем другим областям. Ниже предлагается список ключевых факторов для оценки технологии грузопереработки:
- физические характеристики грузов
- число грузов, которые должны быть перемещены
- расстояние перемещения
- требуемая скорость перевозок
Пока вы должны изучить каждое звено грузопереработки как отдельную экономическую систему - является ли данный способ транспортировки наиболее эффективным для данного вида и количества продукции, для данного расстояния и при данной частоте? – звенья непосредственно зависят от ваших средств и мощностей для дистрибьюции, хранения и переработки.
Следующие вопросы требуют особого внимания:
- Каковы затраты на формирование/расформирование грузов? Как часто это должно производиться?
- Как процесс упаковки влияет на затраты по грузопереработке? Налагает ли система специальные условия на упаковку? Как это влияет на поставщиков, транспортировку, безопасность хранения, складирование, подсчет, производство и переработку?
- Каковы основные требования к пространству?
- Как система взаимодействует с другими системами складирования, транспортировки и грузопереработки используемыми вами, вашими поставщиками и потребителями?
- Другие виды деятельности, такие как подсчет, очистка, нагрев/охлаждение и т.д.

Управление запасами

Немногие предприятия включают все запасы в свою логистическую систему, включая запасы, хранящиеся у поставщиков, запасы на грузовиках и судах, на заводе и у дистрибьюторов. Рассматривая всю логистическую систему, запасы могут накапливаться в тех местах, где это дешевле (до добавления стоимости) или где бремя добавленной стоимости несет клиент.

Практический совет: подсчитайте все ваши запасы, включая товары в пути, незавершенное производство и нереализованную продукцию. Управляйте ими как целой системой.
Для эффективного управления запасами, вы должны знать, величину своих запасов, их стоимость и то, где и как они должны храниться. Одна часть этого относится к информационным системам, другая часть связана с анализом физического хранения продукции, который тесно взаимодействует с системами грузопереработки. Вы должны знать, сколько стоят ваши запасы. Это обычно включает в себя:
- стоимость хранения, в дополнение к вложениям на связанный с этим оборотный капитал, существуют затраты на складские площади, персонал склада, хранение, на потери от порчи, хищения или устаревания (особенно важно для торговли одеждой и электроникой) и на страхование.
- Альтернативные издержки. Запас – это иммобилизованный капитал. Его хранение сокращает объем тех инвестиций, которые могли бы быть созданы за счет тех же де-нежных средств.
- Затраты на дефицит. В розничной продаже, товар, отсутствующий на складе, подразумевает потерянные продажи. В производстве из-за отсутствия запасной детали для станка вся работа может быть остановлена. Недостача сырья может означать дополнительные затраты на более дорогой заменитель.
Все вышеперечисленные затраты подразумевают зависимость между факторами. Несколько больших заказов означают низкие затраты на закупку и высокие затраты на хранение, много мелких заказов означают низкие затраты складирования, но высокие затраты на покупку. Большие буферные (резервные) запасы означают низкие затраты на дефицит, но создают высокую стоимость хранения. Ваша задача - установить правильный баланс между всеми этими факторами.

Внешние факторы

Вы также должны обратить особое внимание на внешние факторы, которыми вы сами никак не можете управлять. Например, вы бы могли купить за один раз годовой запас необходимого сырья. Если возрастет цена, или появится дефицит на этот вид продукции, то вы окажитесь в выигрыше перед всеми вашими конкурентами. Но кроме затрат на запасы, могут упасть цены. В этой ситуации вы можете только пожалеть о том, что сделали. Избежание риска – еще один фактор в уравнении количества. Так же огромное значение имеет то время, которое потребуется вашему поставщику, чтобы предоставить вам все необходимые материалы. Если вы хотите покупать малыми партиями раз в неделю, а поставщику требуется три недели от заказа до доставки, у вас могут возникнуть проблемы.

Обработка информации

Материальные потоки не могут проходить без информации: информационное раз-решение, запрещение, управление физическими потоками, проверка и подтверждение информации, информация необходима, чтобы обеспечить надежные и контролируемые пути для налогов и счетов. Из-за того, что информационные потоки так тесно переплетены с физическим передвижением товара, необходимо обращаться с ними как с одной системой.
Довольно часто, наиболее слабым звеном в совокупности действий, доставляющей товар Х из пункта А в пункт В, является система управления заказами. Есть определенные способы наладить управление заказами, но, в общем, вся система должна быть основана на данных полученных путем прогнозирования продаж, планирования производства, а также в зависимости от материально-технических возможностей, финансового обеспечение, способностей и характера сети распределения, от систем хранения и грузопереработки. Слишком часто большое количество неверной информации медленно движется к не-правильным людям. Во многих компаниях - это следствие работы систем, основанных на технологиях девятнадцатого века, неизменных из-за того, что в некоторых случаях получались верные результаты. Изучение ваших информационных потоков позволит вам:
- идентифицировать важные информационные потребности
- избавиться от потоков, не влияющих на стоимость
- ускорить и автоматизировать рутинные обмены информацией



Рисунок 3. Прохождения материального потока не возможно без параллельного прохождения информационного потока.

Чтобы оценить, как работа ваших систем удовлетворяет ваши логистические потребности, для каждого информационного потока вам необходимо установить:
- кто создает и владеет информацией
- кому нужно получить ее
- для чего она используется
- когда она должна быть создана и получена (и сколько времени это обычно занимает)
- какая информация должна быть передана
- насколько надежна информация и процесс передачи
- каковы затраты
Все вышеперечисленное не заставляет вас заниматься управлением информационными системами и системами поддержки принятия решений, но следует обратить внимание на то, что такие системы играют ключевую роль в работе любой логистической системы.

Практический совет: улучшение в эффективности системы управления заказами обычно самый быстрый и ощутимый способ улучшить обслуживание клиентов.

Прогнозирование

Прогноз – это ключевой информационный ресурс. Даже хорошо управляемые материальные потоки довольно громоздки и должны управляться на основе прогнозов (или даже лучше – твердыми приказами), а не интуитивно. Таким образом, прогнозирование продаж – это жизненно важное составляющее. Если настроения клиентов меняются – продавцы должны адаптироваться. Иногда, спрос может быть увеличен даже в период спада продаж – летние распродажи наилучший тому пример. В других случаях должна быть увеличена гибкость выпуска продукции.
Чем лучше у вас осуществляется прогнозирование и чем лучше реагирует ваша логистическая система – тем лучше будет обслуживание клиентов. Хороший прогноз избавляет от необходимости постоянного обращения к логистической системе, что в свою очередь позволяет отказаться от пустых гаданий.

Коммерческие отношения и сделки

Некоторые части вашей логистической системы находятся под вашим непосредственным контролем. Но другие части связаны с третьей стороной, включая:
- клиентов
- поставщиков продукции
- поставщиков услуг (например, грузоотправитель)
- регулирующие власти (таможня, транспорт, налоговые органы и т.д.)
Связи с этими внешними агентами включают и материальные и информационные потоки. Ясно, что ваши действия должны быть связаны и работать в соответствии с действиями, представленными вашими клиентами и поставщиками. Но ситуация усложняется тем, что все стороны работают с большим количеством других людей так же как и с вами. И вероятно их будет еще больше из-за передачи большого количества функций третьим лицам на контрактных условиях.
Фактически, запутанный путь, которым многие ваши конкуренты ведут свои дела со своими клиентами и поставщиками представляет собой потенциальную основу для вашего конкурентного преимущества. В частности, лишь немногие организации обращают должное внимание на максимизацию объема закупок от своих поставщиков, работая на условиях партнерства с целью завоевания конкурентной позиции и рыночной доли для каждого партнера. На стадии анализа работы, вам необходимо установить, каковы основные требования ваших клиентов и поставщиков к:
- товарам и услугам – размеры партии, упаковка, частота доставка/сбора, обратная связь и т.д.
- информации – сколько, когда и т.д.

Кто управляет изменениями?

Управление цепями поставок включает в себя работу многих областей вашего бизнеса. Так кто же должен быть ответственен за усовершенствование – за то, чтобы логистика приносила эффективность и повышение прибыли? Должен ли это быть единственный старший менеджер со своим собственным отделом и властью привносить эти изменения во всю компанию? Должен ли быть информационно-ориентированный менеджер, чтобы координировать логистические аспекты работы между всеми отделами? Или вы сможете управлять без помощи постоянных специалистов по логистике, полагаясь на внешних консультантов в вопросах решения проблем и развития системы? Каждый под-ход имеет свои особенности для разных областей деятельности и вам следует найти свой подход, основанный на ресурсах и потребностях конкретно вашего предприятия.
Логисты-профессионалы часто высказываются в пользу «logistics supreme», ответственного за все мероприятия, связанные с логистикой, включая планирование производства, транспорт, складирование и закупки. Такие должности все еще очень редки, хотя их число постепенно растет. И это может не походить вашей компании. Наиболее распространены две следующие тенденции: 
- все более сливающиеся воедино управление закупками/ складирование и транспортные/распределительные функции
- распространение (diffusion) процесса через постановку общих целей существующими функциональными группами и менеджерами в пределах организации, совместно c созданием специальных проектных групп, занимающихся индивидуальными программами развития.
Более маленькие фирмы могут отдать предпочтение второму подходу, совмещая его с консультациями специалиста по вопросам описания работы и определения проектов и целей.

Предложение авторам статей и книг