Руководители любого предприятия желают, чтобы оно преуспевало, приносило прибыль и имело хорошую репутацию. Но достичь этого можно, лишь применяя современные технологии и методики управления.

К сожалению, для большинства предприятий характерна пассивная форма управления деятельностью – принятие решений как реакция на текущие события. Такая форма управления порождает множество проблем и противоречий, приводит к потере контроля над деятельностью предприятия, ухудшению показателей и к лавинообразному нарастанию взаимосвязанных проблем.

Чтобы решить накопившиеся проблемы, руководители пытаются внедрить новые технологии, но часто делают это фрагментарно, в рамках одного подразделения, что приводит к усугублению противоречий между подразделениями внутри компании.
Чтобы применение новых технологий не приводило к ухудшению ситуации, их необходимо проводить в масштабах всей компании. Как правило, такие изменения требуют перераспределения части функциональных обязанностей и ответственности между различными службами.

ЛОГИСТИКА И ЗАКУП

Традиционно считается, что в торговых компаниях есть подразделения, приносящие прибыль (снабжение и продажи, назовем их коммерсантами), и затратные подразделения, обеспечивающие работу коммерсантов. На сегодняшний день внутри торгово-закупочных компаний существуют противоречия между интересами коммерческого и логистического подразделений.

Это вызвано тем, что долгое время коммерсанты самостоятельно контролировали большую часть товародвижения в компании. Логистике отводилась роль лишь транспортно-складской деятельности. Такое распределение обязанностей было оправданно при малых размерах компании и только в том случае, если коммерсанты обладали необходимыми знаниями как для коммерческой деятельности, так и для управления товаропотоками.

Но по мере развития компаний увеличивался объем продаж и запасов, росли транспортные потоки и объемы обработки товара на складах. Рост компаний привел к лавинообразному росту материальных потоков. Чтобы не утонуть в этих потоках, потребовались новые методики и технологии, которыми обладает логистика.

Логистика, выступая в новой роли как деятельность по управлению материальными и нематериальными потоками предприятия, потребовала и перераспределения обязанностей между смежными подразделениями: логистики и коммерции. Это в свою очередь вызвало резкое противодействие со стороны коммерческого подразделения, так как часть контрольных и управленческих полномочий отошла к логистам. Одной из наиболее проблематичных зон столкновения интересов явились закупки.

Концепции логистического подхода к управлению коммерческими системами состоит во всестороннем комплексном подходе к вопросам движения материальных потоков в процессе закупок и потребления. Логистическая система должна охватывать и согласовывать закупки и распределение продукции, а также быть основой при стратегическом планировании и прогнозировании.

Принятие концепции логистики требует целостного комплексного подхода к управлению системой каналов, через которые поступают на предприятие и убывают с него, а также перемещаются внутри него все материальные элементы процесса закупок и распределения.

Для эффективной деятельности требуется объединение усилий всех подразделений предприятия. Концептуальный подход к развитию систем логистики, воплощающий эту идею, получил название «подхода на основе всего предприятия».

Логистика рассматривает закупки и работу с поставщиками как часть своих функций и предъявляет к закупкам, как входящему потоку, ряд жестких требований. Например, закупки должны соответствовать продажам, то есть входящие товаропотоки соответствуют выходящим.

Коммерсанты также рассматривают закупки как часть своих функций и оперируют коммерческими категориями при работе с поставщиками. Противоречие между логистами и коммерсантами часто возникает из-за различной мотивации. Коммерсанты стараются закупить как можно больше товара и протолкнуть его через торговую сеть. От объема продаж зависят их бонусы и личная мотивация. Логисты же контролируют расходы и стараются удержать правильное соотношение продаж и запасов, чтобы не увеличивать издержки, которые при избыточных запасах будут выражаться в дополнительных складских площадях и персонале.

Входящие и выходящие материальные потоки формируются спросом и предложением на рынке и управляются, как правило, смежными службами закупки, маркетинга и продаж. Размер материального запаса должен зависеть лишь от следующих факторов:

• вероятности нарушения установленного графика поставок (непредсказуемое снижение интенсивности входного материального потока). В этом случае запас необходим для того, чтобы не останавливался торговый процесс;
• возможности колебания спроса (непредсказуемое увеличение интенсивности выходного потока). Спрос на какую-либо группу товаров можно предсказать с большой долей вероятности. Однако прогнозировать спрос на конкретный товар гораздо сложнее. В связи с этим может возникнуть ситуация упущенной прибыли;
• сезонных колебаний производства и спроса на некоторые товары. В основном это касается продукции сельского хозяйства;
• скидок на покупку крупной партии товаров;
• дефицита. Цена на некоторые товары может резко возрасти. Предприятие, сумевшее предвидеть этот рост, создает запас с целью получения прибыли за счет повышения рыночной стоимости;
• издержек, связанных с оформлением заказа. Процесс оформления каждого нового заказа сопровождается рядом издержек административного характера (поиск поставщика, проведение переговоров с ним, командировки, междугородние переговоры и т. д.). Снизить эти затраты можно, сократив количество заказов, что равносильно увеличению объема заказываемой партии и соответственно повышению размера запаса;
• возможности равномерного осуществления операции по проиводству и распределению. Эти два вида деятельности тесно взаимосвязаны между собой – распределяется то, что закупается. При отсутствии запасов интенсивность материальных потоков в системе распределения колеблется в соответствии с изменениями интенсивности закупок. Наличие запасов в системе распределения позволяет осуществлять процесс реализации более равномерно. В свою очередь наличие запасов сглаживает колебания, обеспечивает равномерность процесса закупок;
• возможности немедленного обслуживания покупателей. Выполнить заказ клиентов можно одним из следующих образов:
  • закупить заказанный товар;
  • выдать заказанный товар немедленно из имеющего запаса.
  Последний способ является, как правило, наиболее дорогим, так как требует содержания запаса. Однако в условиях конкуренции возможность немедленного удовлетворения заказа может оказаться решающей в борьбе за потребителя;
• сведения к минимуму простоев продаж из-за отсутствия запасных частей. Поломки оборудования, разнообразные аварии могут привести при отсутствии запасов деталей к остановке торгового процесса. Особенно это важно для предприятий, специализирующихся на оптовой торговле, так как в этом случае остановка торговли может обойтись слишком дорого. Перечисленные факторы, действуя порознь или группируясь в различных сочетаниях, создают тенденцию к увеличению запасов.

С другой стороны, имеется ряд факторов, свидетельствующих в пользу уменьшения запасов:

• плата за физическое хранение запаса;
• упущенный доход, который мог бы быть получен при вложении связанных в запасе средств в предприятия с твердым доходом;
• устаревание продукции, приводящее к снижению спроса.

ПОСТАВЩИКИ И ЗАКУПЩИКИ

Есть еще один активный участник процесса закупок. Это сами поставщики. Производители и поставщики имеют разный товарный ассортимент, часть которого высоко востребована на рынке, а другая – представляет меньший интерес для покупателей. Чтобы стимулировать сбыт продукции, поставщики предлагают компаниям различные системы скидок и бонусов на количество закупаемой продукции и к ходовому товару пытаются добавить неходовой. Часто стимулируется не только компания, но и сами закупщики. Как правило, это выражается в форме приглашений на конференции в зарубежные столицы и престижные курорты, подарков или банальных откатов наличными. Впрочем, это не столько российская практика, сколько мировая.

Попытки поставщиков навязать тот или иной товар, часто приводят к перекосу товарного запаса компании, когда по ходовым позициям наблюдается дефицит, а по неходовым – переизбыток товара. В результате общий объем товара растет, но структура товарного запаса не соответствует потребностям продаж. Это приводит к тому, что план продаж не выполняется, а финансовые средства замораживаются в запасах ненужного товара.

Логистика рассматривает движение материальных потоков в компании как единый и взаимосвязанный процесс, независимо от того, какое подразделение управляет этими потоками в данный момент. Более того, логистические технологии предполагают тесное взаимодействие с другими подразделениями на различных этапах работы с внешними контрагентами.

Например, договор с поставщиками имеет две составляющие части: коммерческую и логистическую. Эти части достаточно тесно связаны друг с другом. К коммерческой части можно отнести выбор ассортимента, стоимость закупки, товары-заменители и т. д. К логистической части относятся условия поставки: частота поставки, размер партии, скорость оформления и подготовки заказа, удаленность складов поставщика, наличие товара на складе в течение периода обслуживания и т. д.

При выборе поставщика и заключении с ним договора необходимо проработать не только коммерческую часть, но и вышеперечисленные логистические параметры. Это могут сделать сами коммерсанты или логисты, входящие в переговорную команду.

МЕТОД БОРЬБЫ С БОНУСАМИ

Итак, логистика управляет материальными потоками и позволяет достаточно точно контролировать эти потоки. При этом весь процесс товародвижения становится более прозрачным и понятным как самим участникам, так и руководству компании.

При расчете оптимального уровня запаса учитываются все показатели, влияющие на товародвижение, и в формулах расчета наиболее наглядно видна их взаимосвязь. Возьмем для примера формулу расчета страхового запаса:

Страховой запас = Коэффициент колебаний спроса * Темп продаж * Максимальный период поставки + Темп продаж * (Максимальный период поставки – Минимальный период поставки)/2

Эти же показатели влияют на размер заказа:

Размер заказа = Максимальный запас – Текущий запас на складе – Зарезервированный товар – Товар в пути + Средний период поставки * Темп продаж

Максимальный и минимальный период поставки зависит от того, как четко организована работа цепочки поставок. Это четкое взаимодействие с поставщиками в местах отгрузки товара, организация транспортировки, работа складов по хранению и обработке грузов, быстрая таможенная очистка груза, правильная и точная организация документооборота и обмена данными и т. д. Это работа логистов.

Коэффициент колебаний спроса и темп продаж относятся к коммерческим характеристикам. Так, темп продаж будет зависеть от того, как правильно был выбран ассортимент, какая цена установлена на данный товар, насколько умело магазины работают с покупателями. Даже расположение магазинов будет существенно влиять на этот показатель. Коэффициент колебаний спроса зависит от сезонности, правильной рекламной политики, появления на рынке товаров-заменителей, действий конкурентов и т. д.

Коммерческие показатели значительно влияют на размер запасов, а значит и на размер складских и транспортных расходов.