Система управления закупками предоставляет возможности
публикации потребности в материально-технических ресурсах, поиска
поставщиков, получения от них коммерческих предложений, организации
тендеров, конкурсов и т. д.
По оценке аналитиков компании AMR Research, стоимость обработки и
выполнения заказов на непроизводственные товары составляет около 70%
всей стоимости закупки. Для товаров же производственного назначения
этот показатель может достигать 90%.
Процесс снабжения предприятия всегда было трудно регламентировать и
контролировать. Поэтому с появлением систем, автоматизирующих данный
процесс и делающих его прозрачным, значительно возросла эффективность,
исчезла возможность злоупотреблений.
Система управления закупками позволяет предприятию осуществлять
взаимодействие с поставщиками непосредственно со своего интернет-сайта.
Назначение данной системы:
- снижение расходов на организацию закупок на предприятии;
- существенное повышение уровня контроля над закупками;
- снижение расходов из-за уменьшения стоимости закупок;
- формирование рынка постоянных поставщиков;
- существенное увеличение выбора закупаемых товаров.
Такая система позволяет публиковать заявки на материально-технические
ресурсы, искать поставщиков и получать от них коммерческие предложения,
распределять заявки на тендерные или аукционные площадки, направлять
постоянным поставщикам уведомления о планах пополнения производственных
запасов и т. д. Исследования показывают, что использование такой
системы позволяет снизить расходы на закупку на 5-50%.
Основные элементы системы управления закупками:
- база данных зарегистрированных поставщиков;
- единый каталог продукции поставщиков;
- система документооборота, использующая алгоритмы электронной цифровой подписи;
- система тендерных торгов;
- система совместных закупок (объединение нескольких покупателей для снижения стоимости закупки);
- платежная система;
- система кредитования и страхования сделок;
- система управления логистикой;
- модуль интеграции с различными учетными системами (бухгалтерскими, складскими) покупателей и поставщиков;
- система безопасности данных.
Корпоративные системы закупки - самое эффективное средство для
организации централизованных закупок на крупных, территориально
распределенных предприятиях. С помощью таких систем усиливается
контроль над закупками, укорачивается длительность цикла закупок и
уменьшаются затраты на документооборот. Однако наибольший экономический
эффект от внедрения систем закупки происходит из-за снижения стоимости
закупаемых товаров и услуг из-за автоматизации тендерных торгов.
Примеры. Для компании Owens Corning (производство стекла и
оптоволокна) электронная технология закупок стала важнейшим механизмом
снижения издержек. Компания сообщила, что в результате ее внедрения
удалось сэкономить до 60% стоимости при закупках питьевой воды, до 25%
на упаковочных лентах и 10% в целом на производственных и
непроизводственных материалах и услугах.
Компания Ford Motor Company при проведении закупок через электронную
систему снабжения сэкономила за 10 месяцев 2000 г. около 70 млн долл.,
а в 2001 г. экономия при покупке товаров производственного назначения
составила около 350 млн долл. Компании удалось сократить расходы на
обработку одного заказа с 300 долл. до 15 долл.
Эти системы позволяют сотрудникам и руководству компании осуществлять в автоматизированном режиме следующие функции:
- генерировать заявки на закупку материалов, сырья, комплектующих для
производства, запчастей и услуг для оборудования, офисных
принадлежностей и т. д. (функция сотрудников);
- просматривать поступающие заявки, корректировать их, одобрять или отвергать (функция руководителя);
- санкционировать платежи выбранным по результатам тендеров поставщикам (функция руководителя);
- публиковать в Интернете информацию о потребностях компании,
планируемых тендерах (сроки, условия), а также направлять уведомления о
тендерах или закупках и запросы по ценам различным
зарегистрированным поставщикам (функция менеджера, отвечающего за закупки);
- анализировать цены поставщиков, выбирать приемлемые по заранее
установленным критериям (функция менеджера, отвечающего за закупки);
- проводить обратные аукционы
в режиме реального времени по продукции, потребляемой компанией для
производственных нужд (функция менеджера, отвечающего за закупки);
- регистрироваться в базе данных по поставщикам (функция поставщика);
- заблаговременно получать уведомления о планируемых закупках производимой ими продукции (функция поставщика);
- участвовать в обратных аукционах в режиме реального времени, имея
возможность через Интернет видеть результаты торгов и предложить более
низкую цену (функция поставщика).
Подобные системы электронного снабжения позволяют работать как с
внешними каталогами и электронными торговыми площадками, так и с
внутренними базами каталогов предприятия. Системы электронного
снабжения могут быть обособленными или интегрированными с
внутрифирменным ресурсным планированием предприятия - системой ERP,
которая учитывает ресурсы компании и играет существенную роль в
построении эффективных логистических цепочек. Интеграция позволяет
оптимизировать закупочную стратегию предприятий.
Интернет-системы управления закупками позволяют промышленным и торговым
предприятиям расширить круг поставщиков и приобретать товар по более
выгодным ценам. Их использование помогает сломить инертность, а часто и
нечистоплотность снабженцев, которые в ущерб предприятию продолжают
закупать продукцию по высоким ценам у сложившегося круга партнеров.
Системы управления закупками позволяют значительно повысить
производительность труда менеджеров отделов снабжения. Как правило,
менеджер, работающий по старой, традиционной схеме, способен
осуществить не более 15-20 содержательных телефонных звонков в день. С
помощью электронной системы он получает возможность размещать или
рассылать предложения о закупке тысячам поставщиков, изучать
поступившие от них встречные предложения и выбирать оптимальные для
предприятия условия поставки.
Если потребитель - крупная организация, то с помощью технологий
электронных закупок она может упорядочить взаимоотношения между
контрагентами, а также внутрикорпоративные связи.
