Вам предстоит ответить на множество вопросов:

• Почему организация решила внедрять решение EPM?
• На каком уровне будет использоваться в организации новая система?
• Как начинать проект, если требования заказчика еще не определены четко?
• Как получить ясную картину о цели предстоящего проекта?

Поскольку решение должно быть разработано под конкретный бизнес-процесс и соответствовать его бизнес-правилам, то можно было бы предложить следующую последовательность шагов:

     1. Создать список лиц, имеющих отношение к проекту – стейкхолдеров (stakeholders).
     2. Провести интервью со стейкхолдерами.
     3. Составить список проблем /потребностей и определить цель проекта.

Данная статья посвящена ответам  на следующие вопросы:

• Кто такие стейкхолдеры (stakeholders)?
• Какие вопросы, которые нужно задать для сбора информации о требованиях к системе EPM?
• Как сформулировать цель проекта?

Список заинтересованных лиц ( stakeholders), имеющих отношение к проекту

Кто такие стейкхолдеры (stakeholders)? Стейкхолдеры - это заинтересованные лица, ими являются все, кто имеет безусловный интерес к планируемому проекту. К числу стейкхолдеров проекта можно отнести достаточно широкий круг физических и юридических лиц - от заказчика до потребителей конечной продукции проекта.
Важно определить список ключевых стейкхолдеров - лиц, которые непосредственно вовлечены в проект и которые в результате выполнения проекта могут что-то получить или наоборот потерять.
Чтобы определить этот список можно задать следующие вопросы:
Чьи интересы могут быть позитивно или негативно  затронуты ходом проекта или его результатами?
Кто выделяет ресурсы для проекта?
Предположим, вы определили, кто является ключевыми стейкхолдерами проекта и какую роль они играют в данном проекте:

• Заказчик проекта – лицо или организация, которая будет пользоваться продуктом проекта. Предположим, для данного проекта заказчик является также и спонсором, т.е обеспечивает проект ресурсами в денежной или иной форме.
• Куратор проекта – руководитель, поддерживающий процесс внедрения EPM, и имеющий достаточные полномочия для проведения организационных изменений, необходимых для использования системы в организации.
• Менеджер проекта – лицо ответственное за управление проектом. Менеджер проекта руководит внедрением EPM решения. Это может быть сотрудник самой организации или привлеченный консультант.
• Члены команды проекта – сотрудники, работающие с проектами. В проекте внедрения EPM они же являются и будущими пользователями продукта проекта.
• ИТ специалисты – сотрудники отдела информационных технологий, которые будут отвечать за поддержку аппаратного обеспечения и архитектуры EPM, решать проблемы связанные с настройками программного обеспечения и тому подобное.

Совет: Составьте таблицу, которая служит не только для учета всех ключевых участников проекта, но и позволяет документально оформить их ожидания от проекта.

Автор:                       Дата:

	Заказчик	Куратор проекта	Менеджер проекта	Член команды	ИТ специалист
Организация
Роль в проекте
Важная информация об участнике проекта
Степень заинтересованности
Степень влияния
Советы по налаживанию контакта
Критерии успешности проекта

Типичные проблемы....

• Все давным-давно работают над проектом, но кто же является владельцем проекта в организации так и не известно.
• Менеджер проекта не обладает опытом и знаниями в области управления проектами.
• Конфликты интересов участников проекта не выявлены, в результате чего проект может оказаться под ударом.
• Не документированы ожидания ключевых заинтересованных лиц проекта.
   

Интервью со стейкхолдерами

Почему вы должны интервьюировать ключевых участников проекта?
Вы должны четко уяснить для себя, какую бизнес проблему решает проект. Только зная это можно переходить к следующим вопросам, таким как бюджет и дата окончания проекта. Интервью проводится не для того, чтобы заручиться поддержкой высшего руководства. Отнюдь, вы заслужите поддержку и доверие членов высшего руководства не в случае, если проведете интервью, а если поймете до конца, что же они рассчитывают получить в результате выполнения проекта. Анализ полученных ответов поможет очертить рамки и разработать концепцию будущего проекта.
При выяснении проблем пользователей мыслите глобально, как руководитель: о том, как инвестиции в софт, оборудование и в талант сотрудников обеспечат повышение производительности, улучшат бизнес процессы, обеспечат удовлетворение клиента результатами проекта.
Вопросы общего плана к руководству:

•  Что вы ожидаете от данной технологии?
• Почему эта технология понадобилась?
• Как вы нашли эту технологию?
• Почему вы решили вести свою компанию этим путем?

При проведении опроса не стоит ограничиваться узким кругом лиц принимающих решения. Для того, чтобы определить наилучший способ внедрения EPM нужно интервьюировать и других участников проекта. Для проведения опросов в проекте внедрения EPM можно использовать Анкету - таблицу, в которой каждый вопрос включает следующее:

• Роль, которую играет интервьюируемый в проекте.
• Вопрос – сам вопрос, который следует задавать.
• Ответ. Место для ответа на вопрос. Хорошо, если у вас есть набор ожидаемых ответов. Возможность выбрать подходящий ответ из этого набора существенно сократит время, необходимое для сбора информации.
• Проблемы. На основе полученных ответов вы сможете сформировать список проблем и потребностей и затем используете эту информацию для формулировки цели проекта.
  

Ниже приведена таблица, в которой вопросы разделены по следующим темам:

• Общая информация. Здесь собрана информация о планах внедрения EPM решения, о текущем состоянии управления проектами в организации.
• Организация Проектного Офиса. Здесь выясняется, есть ли в организации специально созданный Проектный офис или Офис поддержки проектов, который оказывает экспертную поддержку менеджерам проектов.
• Планирование проектов. Вопросы данного раздела помогают получить основные данные о принятых методах структурирования и управления проектами в организации.
• Календарное планирование. Здесь нужно выяснить, как будет использоваться система учета рабочего времени (timesheets), а также определить каким образом будет осуществляться мониторинг состояния проектов.
• Затраты. В данном разделе нужно определить какие требования предъявляются к планированию и отслеживанию затрат с помощью EPM.
• Информационное обеспечение. Здесь содержатся вопросы, позволяющие определить требования к планированию нагрузки и архитектуры решения.

Анкета

Роль	Тема/Вопрос	Ответ	Проблемы
	Общая информация
Куратор проекта, Заказчик	Сколько проектов одновременно ведется в вашей организации?
Куратор проекта, Заказчик	Какова средняя продолжительность проекта (в днях)?
Куратор проекта, Заказчик	Каков средний размер проекта (количество задач)?
Куратор проекта, Заказчик	Планируете ли вы проходить обучение основам управления проектами?
Куратор проекта, Заказчик	Есть ли у вас система управления проектами. Приведите, пожалуйста, примеры или образцы документов существующих в вашей организации политик, процедур, стандартов по проектам.
Куратор проекта, Заказчик	Когда вы планируете развернуть EPM решение?
	Project Management Organization (PMO/PSO) Организация Проектного Офиса
Куратор проекта, Менеджер проекта	Разделяете ли вы проекты на фазы и назначаете ли ответственных за фазы?
Менеджер проекта	Будут ли использоваться шаблоны WBS структур для всех проектов или части проектов?
Куратор проекта, Менеджер проекта Заказчик Член команды	Имеется ли установленный порядок отчетности в организации?
Куратор проекта, Менеджер проекта Заказчик	Изменяете ли вы количество выделенных на проект ресурсов, рамки проекта или цель, если в ходе проекта выясняется, что вам не хватает ресурсов?
Куратор проекта, Менеджер проекта	Члены команды проекта находятся в одном месте?
Куратор проекта, Менеджер проекта	Имеются ли особые требования к секретности проектов?
Куратор проекта, Менеджер проекта Заказчик	Хотели ли бы вы получать автоматические извещения в каких—либо особых случаях или при внесении каких-либо изменений в проекте?
	Планирование проектов
Куратор проекта, Менеджер проекта	Какие письменные инструкции имеются в организации по планированию, отслеживанию, контролю проектов?
Куратор проекта, Менеджер проекта Заказчик	Какая информация нужна вам, чтобы принять решение о запуске (старте) проекта?
	Календарное планирование
Менеджер проекта, Член команды	Состав работ по проекту разрабатывает менеджер проекта или в этом принимают участие члены команды?
Менеджер проекта, Член команды	Кто оценивает длительность задач? Это делают сотрудники, назначенные на выполнение задач, или же это делает менеджер проекта?
Куратор проекта, Менеджер проекта	Как часто обновляется информация о состоянии проектов (ежедневно, еженедельно и т.д.)?
Куратор проекта, Менеджер проекта	Как распространяется информация по проектам?
Куратор проекта, Менеджер проекта, Заказчик	Определены ли пороговые значения отклонений от нормы по целям, затратам, срокам?
Менеджер проекта, Член команды	Сколько времени в день члены команды в среднем тратят на проектные работы и на работы, связанные с выполнением должностных обязанностей в своем отделе.
	Затраты
Куратор проекта, Менеджер проекта Заказчик	Какие виды затрат вы будете отслеживать в системе EPM?
Куратор проекта, Менеджер проекта	Как вы анализируете отклонения фактических затрат проекта от плановых и как вы отчитываетесь по этим отклонениям? Приведите примеры или приложите, пожалуйста, соответствующие документы.
	Информационное обеспечение
ИТ Специалист	Какая операционная система установлена на вашем сервере?
ИТ Специалист	Какая система у вас используется для E-mail?
ИТ Специалист	Каковы минимальные требования к персональным компьютерам и установленным на них операционным системам в вашей организации?

Советы по организации опроса:

• Для каждой роли отберите вопросы, которые адресованы лично этой роли.
• Сделайте несколько отдельных Анкет и назовите их по названию роли, которую будет играть в проекте интервьюируемый, и рядом укажите его фамилию и имя.
• Проведите интервью с сотрудником, назначенным на эту роль. Подробно запишите ответы, приведенные в ходе интервью примеры, приложите соответствующие документы.
• Проводите интервью вдвоем, чтобы один мог задавать вопросы, а второй записывать ответы в Анкету.
• После опроса перешлите опрашиваемому Анкету и попросите проверить ответы. Это исключит возможность возникновения недоразумений.

Типичные проблемы....

• Пользователи зачастую не осознают реальную проблему, и в результате решается мнимая проблема.
• Слишком мало времени посвящено общению с пользователями.
• Общение идет только с высшим руководством, а мнение реальных пользователей будущей системы игнорируется.
• Решаются проблемы, которые являются следствием других проблем.

Как правильно  сформулировать цель проекта?

Благодаря опросу и анализу полученных ответов вы сможете составить список проблем/потребностей заказчика. В конечном итоге вы должны понять:

• Какую проблему клиента должен решить проект?
• Что послужило причиной начала проекта?

Сформулируйте потребность клиента, будущего пользователя своими словами и представьте эту версию руководителю. Придерживайтесь базового правила: пусть клиент лично одобрит последний вариант формулировки цели проекта.

Кроме того, используйте правило SMART для формулировки цели:

S	Specific	Цель нужно описать простыми и понятными словами, так чтобы было ясно что же такое создается уникальное, чего ранее не существовало. Будьте конкретны при постановке цели.
M	Measurable	Цель должна быть измеримой. Цель должна распадаться на промежуточные результаты или фазы, которые можно измерить. Устанавливайте индикаторы прогресса поддающиеся измерению.
A	Accurate	Цель нужно описать точно, чтобы было ясно, что собственно требуется создать. В дальнейшем с этим можно будет сравнивать то, что будет получаться в ходе проекта. Цель должна быть точно распределена между участниками проекта: определите каждому цель для выполнения.
R	Realistic and tangible	Цель должна быть реалистичной. Треугольник проекта  (ограничения по срокам, бюджету, масштабу) позволяет определить реалистичные проекты, результаты которых можно ощутить реально. Определите, что реально можно сделать с имеющимися ресурсами.
T	Time bound	Цель должна быть ограничена временными рамками с четкими датами начала и окончания проекта. Нужно определить, когда цель может быть достигнута, т.е. продолжительность достижения цели.

Типичные ошибки...

• Цель слишком расплывчатая, неопределенная.
• Цель не учитывает интересы всех заинтересованных лиц.
• Цель нереалистичная, не берется в расчет реальная ситуация.
• Объявленные цели противоречивы. Если это так, то переформулируйте, чтобы исключить противоречие.
• Слишком много целей. Если это так, то определите приоритетные цели, которые «в любом случае должны быть выполнены» и цели, о которых говорят  «Хорошо было бы иметь», «Неплохо, если и это будет».
• Формулировка цели уже и содержит решение: «Как это сделать?». Нужно формулировать концептуально: «Что нужно сделать?». Ответ на вопрос «Как?»- путь достижения цели будет определяться на последующих этапах.