Primavera Expedition и P3e - программное обеспечение для
управления затратами и календарно-сетевыми графиками работ по проекту.
Эти программные средства помогли американской автомобилестроительной
компании, ведущей свои строительные проекты по всему миру,
усовершенствовать процессы планирования проектов.
Новый строительный объект общей площадью более двух миллионов
квадратных футов в штате Мичиган... Сотни тысяч квадратных футов
реконструкционных сооружений в деловой части города... Это всего лишь
два из 65 строительных проектов, которые одной из
автомобилестроительных компаний.
Но не все проекты так масштабны; типичные проекты компании - это
строительство новых офисных сооружений или реконструкция офисов.
Старший менеджер Джон Бэнтель (John Bantel), отвечающий за проекты
капитального строительства компании говорит, что "на каждой
стройплощадке наши руководители проектов перемещаются со скоростью 120
миль в час".
На Бэнтеле лежит ответственность за технологию процесса поставки. В
этой работе существенную поддержку ему оказывают современные
программные средства, помогающие выполнять работу более эффективно.
Бэнтель осуществляет управление работами по стандартизации масштабных
строительных программ всей компании в системе управления проектами. По
мнению Джона Бэнтеля - это необходимость. Автомобильный мир всегда
требовал больших затрат. "Конечный результат напрямую зависит от
каждого сэкономленного при строительстве доллара", - поясняет он. "Это
особенно важно в условиях сложившейся экономической конъюнктуры и
конкуренции. Сейчас наша компания должна контролировать затраты по
проектам более детально, чем прежде".
Также компании необходимо сокращать время, затрачиваемое на вывод новой продукции из демонстрационных залов на рынок.
Неопределенность критична
Что случается, когда отчеты по продажам указывают, что стоимость
последней модели превосходит в цене прежние прогнозы? Решение об
изменении сборочной линии для такой модели может означать
переорганизацию процесса производства. Какие перемены повлекут для
календарного плана выпуска продукции изменения в технологии штамповки
металла через 18 месяцев? Поэтому, во время реконструкции завода,
конвейерные линии не останавливают. Об одном из проектов Бэнтель
говорит так: "Когда промышленные инженеры заканчивали планирование, мы
поняли, что должны были добавить промышленные боксы для хранения
продукции".
Несмотря на неопределенность при планировании проекта, должна быть определена дата его завершения.
Универсальность и интеграция
Вследствие непрерывных изменений и больших масштабов,
автомобилестроительные проекты требуют четко налаженного процесса
управления изменениями и документооборота. Это привело команду Бэнтеля,
сопровождающую проекты строительства компании, к выбору Primavera
Expedition для управления и отслеживания контрактов и Primavera P3e для
календарно-сетевого планирования. Джон Бэнтель говорит, что этот выбор
сделан из-за масштабов предприятия и уровня сложности проектов
компании. По всем проектам должны четко отслеживаться и
контролироваться большие объемы работ. "Самая большая проблема, с
которой сталкивается любая крупная корпорация - это получение
достоверной информации всеми участниками проекта. Теперь у нас есть две
центральных, связанных друг с другом базы данных, которые позволяют
всем участникам, вовлеченным в проект, получать самую актуальную
информацию в любое время. На каждом уровне управления можно
контролировать ключевые вехи в P3e, контролировать поставки материалов,
анализировать информацию о выполнении", - говорит Джон Бентель.
Связь Expedition и P3e
Так как Expedition и P3e связаны между собой, составители
графиков и руководители проекта могут видеть и анализировать
информацию, вводимую друг другом - этим повышая эффективность работы.
"Руководители проектов не должны выполнять обязанностей составителей
графиков, но вместе с тем им нужен постоянный доступ к календарным
планам", - объясняет Бэнтель. - "Теперь, при внесении изменений в
Expedition, они имеют возможность видеть график работ в P3e и
анализировать влияние изменений на проект в целом". Когда имеют место
неизбежные изменения, они отслеживаются в P3e и там же анализируется их
воздействие на ключевые вехи проекта. В настоящее время, команда
Бэнтеля двигается к тому, чтобы включить все графики подрядчиков в
центральную базу данных - это позволит руководителям проектов видеть
консолидированный график, отражающий взаимодействия и зависимости всех
работ и проектов.
Порядок работы с данными
В Expedition поддерживается важная для больших проектов
возможность отслеживания документов - цикл утверждения. "Прежде, мы
получали ответы, "У меня этого документа нет" или, "Я отправил вам
факс", теперь Expedition полностью устраняет эти недостатки", - "В
настоящее время, мы точно знаем, у какого сотрудника находится
документ, и как долго оп у него находился. Мы можем влиять на скорость
принятия решения, показав, важность и приоритетность документа". В базе
данных Expedition содержится весь архив по проекту. "Раньше при
передаче строения коммунальным службам, мы обычно предоставляли только
чертежи", - говорит Джон Бэнтель. - "Теперь мы предоставляем полную
информацию по проекту. Например, если какие-либо конструкции завода
деформируются в течение двух лет, то менеджер по техническому
обеспечению может быстро выяснить, кто их устанавливал и когда".
По мнению Бэнтеля, руководители проектов не должны затрачивать
на ввод данных больше времени, чем они тратили на это прежде. В их
обязанности входит формирование отчетов о финансовом состоянии,
изменениях, предполагаемых затратах, ежедневных совещаниях, но теперь
они вносят всю эту информацию в Expedition. Когда им нужно подготовить
отчет для руководства компании, форма и содержание этого отчета уже
есть в Expedition. "Теперь подготовка отчетов занимает одну минуту",-
говорит он.
Web доступ и мобильность
Два нововведения Primavera получили одобрение всех руководителей
проектов. Одно из них - это доступ к данным проектов через Интернет,
возможный как в P3e, так и в Expedition. Теперь, поставщики могут
просматривать графики проектов, корректировать данные непосредственно в
системе управления проектами через Интернет. Это позволяет сокращать
время на запросы, доступ к пояснительным документам и рабочим
материалам. Любой документ от поставщика может быть отправлен
руководителю проектов через Интернет, не прибегая к использованию факса
или бумажной копии. В результате, цикл согласования, который в прошлом
требовал до двух недель, теперь уменьшен до нескольких часов.
Использование портативных устройств - второе нововведение. "Чтобы
добраться от одной строительной площадки до другой, руководителю
проекта может потребоваться полчаса. Теперь он может вводить данные в
портативное устройство на строительной площадке и синхронизировать эти
данные с центральной базой данных",- объясняет Бэнтель. Это оказывает
существенную поддержку при регистрации и проверке фактических данных о
начатых и завершенных работах по проекту. Каждое утро, руководитель
проекта может загружать список выполняющихся работ в портативное
устройство, вносить данные со всех строительных площадок на протяжении
всего дня, и затем обновить центральную базу данных в конце дня. С
появлением новых проектов, команда Джона Бэнтеля постепенно расширяет
применение Expedition и P3e. Одной из основных площадок, где было
начато внедрение программного обеспечения для управления проектами,
стало строительство завода. На данный момент уже завершено
строительство цеха по изготовлению металлических конструкций, на
очереди цех покраски, цех сборки, и здание заводоуправления.
Существенным преимуществом Primavera Expedition является наличие
пользовательских полей и функций. Используя пользовательские поля в
формах отчетности, команда Бэнтеля настроила модуль безопасности, что
позволяет регистрировать любые инциденты в помещениях, количество
отработанных часов, а также другую информацию. В модуле генерируется
выполнение работ и прогнозируется тенденции по проекту. "Это позволяет
достигать поставленных целей, сводя к минимуму неблагоприятные
инциденты". Данный модуль настолько пользовался успехом, что компания
Primavera включила его в состав Expedition 8.5.
Установление лучших методов организации работ
Бэнтель ожидает, что Expedition будет способствовать дальнейшему
улучшению процессов планирования и реализации проектов. "Раньше у нас
не было налажено эффективных способов взаимодействия участников
проекта, полностью отсутствовала обратная связь, и мы испытывали
недостаток ключевой информации", - говорит он. - "Теперь, возможно
сравнить наши прогнозы с фактическими затратами. Мы можем прослеживать
и идентифицировать причины изменений и связанных с ними затрат".
Для некоторых проектов, контроль которых производится в
Primavera, можно сформировать список изменений, которые оказывают
воздействие на разные аспекты этих проектов. Например, изменение
параметров воздушной заслонки отражается на проектировании двигателя.
Подобная взаимосвязь, указывает на то, как должен строиться процесс
проектирования с начала и до конца проекта.
Бэнтель объясняет: "Сейчас планируется выработать список
причин, оказывающих влияние на перерасход средств и действий, которые
будут способствовать завершению производства с запланированным бюджетом
и раньше срока. Базы данных Expedition и P3e помогут нам
идентифицировать оптимальные методы организации работ, которые мы можем
использовать во всех производственных проектах".
Уменьшение нагрузки на руководителя проекта
Окончательная цель, по словам Бэнтеля, состоит в том, чтобы
"упростить работу руководителя проекта, который является ответственным
за каждый аспект проекта. Когда мы начали использовать программное
обеспечение Primavera на новом производственном проекте, в котором
принимало участие подразделение нашего заказчика, заказчик попросил
отслеживать в Primavera работы по проекту своего подразделения. В
итоге, заказчик мог легко контролировать ход выполнения проекта. Когда
клиент видит результаты проекта, и впоследствии хочет использовать те
же инструментальные средства для своего рабочего процесса, это говорит
о том, что наша компания занимает правильную позицию".
Советы для менеджеров крупных производственных проектов. Джон Бэнтель
(John Bantel), старший менеджер:
1. Прежде, чем выбирать программное обеспечение, убедитесь что
Вы полностью понимаете процессы управления проектом. Вы не должны
повторно изобретать процесс, только для того, чтобы он соответствовал
процессу в программном обеспечении.
2. Удостоверьтесь, что Вы имеете четкое представление об объеме
работ, который будет выполняться с помощью программного обеспечения.
Для успешного выполнения проекта, ПО должно быть установлено у всех
участников проекта - от кураторов на строительной площадке до
руководителя проекта. Создайте команду проекта. В этой команде должны
быть представители из всех сфер деятельности, с которыми проект
взаимосвязан. Это играет важную роль при изучении их потребностей при
внедрении ПО.
3. Проведите обучение руководителей проектов. Продолжайте развитие команды на протяжении всего жизненного цикла проекта.
